สต๊อกยาคลินิก จัดการอย่างไรให้ไม่ขาด ไม่ล้น และไม่หมดอายุ

สต๊อกยาคลินิก คือการควบคุมยาและเวชภัณฑ์ตั้งแต่รับเข้าจนจ่ายออก โดยรู้ตลอดเวลาว่ามีอะไรอยู่เท่าไหร่ อยู่ที่ไหน และจะหมดอายุเมื่อไหร่

ฟังดูง่าย แต่เป็นงานที่คลินิกส่วนใหญ่ทำไม่ครบ เพราะมันไม่ใช่เรื่องเดียว แต่เป็นห้าเรื่องที่ต่อกันเป็นวงจร และการขาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งทำให้ทั้งวงจรเชื่อถือไม่ได้

หน้านี้สรุปทั้งวงจร พร้อมชี้ว่าแต่ละขั้นตอนใช้แบบฟอร์มไหน ซึ่งดาวน์โหลดได้ฟรีทั้งหมด

วงจรห้าขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 4 คือขั้นที่ถูกข้ามบ่อยที่สุด และเป็นขั้นเดียวที่บอกได้ว่าอีกสี่ขั้นทำงานจริงหรือไม่

1. รับเข้า จุดที่เสียเงินโดยไม่รู้ตัว

การเซ็นรับของโดยไม่นับคือจุดรั่วที่เรียกคืนได้ยากที่สุด เพราะเมื่อเซ็นไปแล้ว การทักท้วงย้อนหลังมักไม่สำเร็จ

สิ่งที่ควรทำทุกครั้ง

• นับจำนวนจริงเทียบกับใบส่งของ ก่อน เซ็น
• ตรวจวันหมดอายุ ปฏิเสธของที่เหลืออายุสั้นเกินกว่าที่คลินิกจะใช้ทัน
• ลงบัตรทันที ไม่ใช่รอตอนว่าง

ข้อสุดท้ายสำคัญที่สุด เพราะของที่รับเข้าแล้วไม่ได้ลงบัตรคือสาเหตุอันดับต้นๆ ที่ยอดนับไม่ตรง

2. เก็บให้ถูกและหมุนให้ถูก

หลัก FEFO คือจ่ายของที่หมดอายุก่อนออกก่อน ต่างจาก FIFO ที่ยึดลำดับการรับเข้า

ในทางปฏิบัติแปลว่าเวลาเติมของขึ้นชั้น ให้วางของใหม่ไว้ข้างหลัง ไม่ใช่ข้างหน้า ซึ่งใช้เวลาเพิ่มไม่กี่วินาทีแต่เปลี่ยนผลลัพธ์ทั้งปี

รายละเอียดอยู่ในบทความเรื่อง FEFO

ยาที่ต้องควบคุมอุณหภูมิเป็นอีกเรื่องหนึ่ง และต้องบันทึกอุณหภูมิตู้เย็นวันละสองครั้ง รายละเอียดและแบบฟอร์มอยู่ในบทความเรื่องบันทึกอุณหภูมิตู้เย็นวัคซีน

3. จ่ายออก บันทึกตอนจ่าย ไม่ใช่ตอนว่าง

Stock Card คือบัตรที่ตามยาหนึ่งรายการไปตามเวลา บันทึกทุกครั้งที่รับเข้าและจ่ายออก พร้อมยอดคงเหลือหลังทุกรายการ

หนึ่งบัตรต่อหนึ่งรายการ ไม่ใช่หนึ่งบัตรต่อทั้งคลัง รายละเอียดอยู่ในบทความเรื่อง Stock Card ยา

สำหรับการเบิกจากคลังกลางไปยังห้องตรวจ ควรใช้ใบเบิกแยก เพื่อให้รู้ว่าของหายไปตรงไหนระหว่างคลังกับหน้างาน

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

4. นับ ขั้นที่บอกว่าอีกสี่ขั้นเชื่อได้หรือไม่

คลินิกที่ไม่เคยนับ มีบัตรที่เป็นเพียงตัวเลขที่เชื่อกันมา

จังหวะที่ได้ผลจริง

• ยาที่มูลค่าสูงหรือควบคุมพิเศษ นับถี่กว่ารายการทั่วไป
• รายการทั่วไป นับทั้งคลังอย่างน้อยปีละครั้ง
• สุ่มนับสิบรายการทุกเดือน

ข้อสุดท้ายหาปัญหาได้เร็วกว่าการนับทั้งคลังปีละครั้งมาก เพราะเมื่อพบผลต่างจากการนับประจำปี ช่วงเวลาที่ต้องย้อนหาสาเหตุคือสิบสองเดือน ซึ่งยาวเกินกว่าจะหาเจอ ส่วนการสุ่มนับรายเดือนเหลือแค่สามสิบวัน

และเมื่อพบผลต่าง ต้องเขียนสาเหตุไว้เสมอ เพราะผลต่างที่ไม่มีคำอธิบายสะสมไปเรื่อยๆ จนไม่มีใครกล้าสรุปว่าตัวเลขไหนเชื่อได้

5. สั่งซื้อ ตั้งจุดสั่งซื้อไว้ล่วงหน้า

การสั่งตอนของหมดคือการสั่งช้าไปแล้วเสมอ

จุดสั่งซื้อ = ปริมาณที่ใช้ต่อวัน × จำนวนวันที่ของใช้เวลามาถึง + เผื่อไว้

ยาที่ใช้วันละ 10 เม็ด และผู้ขายใช้เวลาส่ง 7 วัน ควรสั่งเมื่อเหลือราว 70 เม็ดบวกส่วนเผื่อ ไม่ใช่เมื่อเหลือ 10 เม็ด

ส่วนเผื่อควรมากขึ้นสำหรับยาที่ขาดไม่ได้ และน้อยลงสำหรับยาที่หาทดแทนง่าย

เจ็ดจุดที่สต๊อกรั่วเงียบๆ

ผลต่างที่พบบ่อยและสาเหตุจริงอยู่ในบทความเรื่อง 7 จุดรั่วของสต๊อกยา โดยสาเหตุอันดับหนึ่งคือจ่ายให้คนไข้แล้วไม่ได้ลงบัตร ซึ่งมักเกิดตอนคลินิกยุ่ง

แบบฟอร์มที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ดาวน์โหลดฟรี

• แบบฟอร์ม Stock Card ยา (Excel) คุมยาทีละรายการ — ขั้นที่ 1 และ 3
• แบบฟอร์มใบเบิกยา (Excel) เบิกจากคลังไปห้องตรวจ — ขั้นที่ 3
• ใบนับสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ (Excel) เทียบยอดนับจริงกับบัญชี — ขั้นที่ 4
• ตารางเช็คยาหมดอายุ (Excel) นับวันคงเหลือให้เอง — ขั้นที่ 2
• บันทึกอุณหภูมิตู้เย็นเก็บวัคซีน (Excel) สำหรับยาที่ต้องแช่เย็น — ขั้นที่ 2

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

ข้อควรระวัง

ยาบางประเภทมีข้อกำหนดการทำบัญชีเฉพาะที่ต่างจากวิธีทั่วไปในหน้านี้ โดยเฉพาะวัตถุออกฤทธิ์และยาเสพติดให้โทษ ซึ่งมีแบบบัญชีและแบบรายงานที่กฎหมายกำหนดไว้โดยเฉพาะ และดาวน์โหลดได้จากหน่วยงานที่รับผิดชอบ ควรตรวจสอบกับเภสัชกรของคลินิกว่ารายการใดเข้าข่าย

เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ

เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว

สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน

สมัครรับ

ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ

คำถามที่พบบ่อย

สต๊อกยาคลินิกจัดการอย่างไร

เป็นวงจรห้าขั้นตอนที่ต่อกัน คือรับเข้าโดยนับก่อนเซ็น เก็บให้ถูกอุณหภูมิและหมุนเวียนแบบ FEFO จ่ายออกโดยลงบัตรทันทีที่จ่าย นับเทียบกับบัญชีเป็นระยะ และตั้งจุดสั่งซื้อไว้ล่วงหน้า การขาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งทำให้ทั้งวงจรเชื่อถือไม่ได้ โดยขั้นที่ถูกข้ามบ่อยที่สุดคือการนับ ซึ่งเป็นขั้นเดียวที่บอกได้ว่าอีกสี่ขั้นทำงานจริงหรือไม่

ควรนับสต๊อกยาบ่อยแค่ไหน

ยาที่มูลค่าสูงหรือควบคุมพิเศษควรนับถี่กว่ารายการทั่วไป รายการทั่วไปควรนับทั้งคลังอย่างน้อยปีละครั้ง และสุ่มนับสิบรายการทุกเดือน การสุ่มนับรายเดือนหาปัญหาได้เร็วกว่ามาก เพราะเมื่อพบผลต่างจะย้อนหาสาเหตุเพียงสามสิบวัน แทนที่จะเป็นสิบสองเดือนซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าหาไม่เจอ

ควรสั่งยาเมื่อเหลือเท่าไหร่

คำนวณจากจุดสั่งซื้อ คือปริมาณที่ใช้ต่อวันคูณจำนวนวันที่ของใช้เวลามาถึง บวกส่วนเผื่อ เช่น ยาที่ใช้วันละ 10 เม็ดและผู้ขายส่ง 7 วัน ควรสั่งเมื่อเหลือราว 70 เม็ดบวกส่วนเผื่อ ไม่ใช่รอจนเหลือ 10 เม็ด ส่วนเผื่อควรมากขึ้นสำหรับยาที่ขาดไม่ได้ และน้อยลงสำหรับยาที่หาทดแทนง่าย

FEFO กับ FIFO ต่างกันอย่างไร

FEFO คือจ่ายของที่หมดอายุก่อนออกก่อน ส่วน FIFO คือจ่ายของที่รับเข้ามาก่อนออกก่อน สำหรับยาควรใช้ FEFO เพราะของที่รับเข้ามาทีหลังอาจหมดอายุเร็วกว่าของเดิมได้ ในทางปฏิบัติแปลว่าเวลาเติมของขึ้นชั้น ให้วางของใหม่ไว้ข้างหลังไม่ใช่ข้างหน้า

ยาควบคุมพิเศษใช้แบบฟอร์มเดียวกันได้ไหม

ไม่ได้ วัตถุออกฤทธิ์และยาเสพติดให้โทษมีแบบบัญชีและแบบรายงานที่กฎหมายกำหนดไว้โดยเฉพาะ ซึ่งดาวน์โหลดได้จากหน่วยงานที่รับผิดชอบ การใช้แบบฟอร์มทั่วไปแทนแบบที่กำหนดไว้อาจทำให้การทำบัญชีไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ควรตรวจสอบกับเภสัชกรของคลินิกว่ารายการใดเข้าข่าย

อ่านต่อ

• Stock card ยา คืออะไร คลินิกทำยังไงให้ไม่ยาขาด
• 7 จุดรั่วของสต๊อกยาในคลินิกที่กินกำไรเงียบๆ
• FEFO คืออะไร ทำไมคลินิกควรจ่ายยาแบบหมดอายุก่อนออกก่อน
• ดาวน์โหลดใบนับสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ (Excel) ฟรี
• การเงินคลินิก เข้าใจกำไรจริง ต้นทุนจริง และตั้งราคาให้ไม่ขาดทุน
• ทะเบียนตรวจรถและกล่องยาฉุกเฉิน กล่องที่ไม่มีใครเปิดจนถึงวันที่ต้องใช้