Stock card คืออะไร และ Stock card ยา ของคลินิกควรมีอะไรบ้าง

Stock card คือบัตรบันทึกการรับจ่ายของแต่ละรายการ ที่บันทึกว่ารับเข้ามาเท่าไหร่ จ่ายออกไปเท่าไหร่ และคงเหลือเท่าไหร่

Stock card ยา หรือบัตรบันทึกการรับจ่ายยา คือการนำหลักการเดียวกันมาใช้กับยาและเวชภัณฑ์ในคลินิก

ฟังดูเป็นงานธุรการพื้นฐาน แต่เป็นเอกสารที่มีผลกับสามเรื่องพร้อมกัน คือ การควบคุมต้นทุน ความปลอดภัยของคนไข้ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่บังคับใช้กับสถานพยาบาลและประเภทยาที่คลินิกจ่ายกับผู้เชี่ยวชาญ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มไปใช้ได้เลย แบบฟอร์ม Stock Card ยา (Excel) คำนวณคงเหลืออัตโนมัติ เตือนวันหมดอายุและจุดสั่งซื้อ ฝากอีเมลไว้แล้วดาวน์โหลดได้ทันที

Stock card ควรมีช่องอะไรบ้าง

โครงสร้างมาตรฐานที่ใช้ได้กับคลินิกส่วนใหญ่

สองช่องที่คลินิกมักละเลยคือ lot number และวันหมดอายุ ทั้งที่เป็นสองช่องที่มีมูลค่าสูงที่สุด

เหตุผลคือถ้าเกิดกรณีที่ผู้ผลิตเรียกคืนยา lot ใดlot หนึ่ง คลินิกที่ไม่ได้บันทึก lot จะตอบไม่ได้เลยว่าจ่ายยา lot นั้นให้คนไข้รายไหนไปบ้าง

ทำใน Excel ได้ไหม

ได้ และเป็นจุดเริ่มต้นที่สมเหตุสมผล สำหรับคลินิกที่มีรายการยาไม่มาก

โครงสร้างที่ใช้ได้คือหนึ่งชีตต่อหนึ่งรายการยา หรือชีตเดียวที่มีคอลัมน์ชื่อยาแล้วกรองเอา

สิ่งที่ควรมีถ้าทำใน Excel

• ช่องคงเหลือคำนวณอัตโนมัติจากรับลบจ่าย ไม่ใช่พิมพ์เอง
• การเน้นสีอัตโนมัติเมื่อใกล้หมดอายุ เช่น ภายใน 90 วัน
• การเน้นสีเมื่อคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
• ล็อกสูตรไม่ให้แก้โดยไม่ตั้งใจ

ข้อจำกัดที่จะเจอเมื่อคลินิกโต

• สองคนแก้ไฟล์พร้อมกันแล้วทับกัน
• ไม่ได้เชื่อมกับการจ่ายยาจริง ทำให้ต้องบันทึกซ้ำและมักลืม
• ตอบคำถามข้ามรายการยาก เช่น "ยาที่จะหมดอายุใน 3 เดือนมีอะไรบ้าง"
• ไม่มีบันทึกว่าใครแก้อะไรเมื่อไหร่

ข้อที่สองเป็นสาเหตุหลักที่ stock card ไม่ตรงกับของจริง เพราะเมื่อการจ่ายยากับการบันทึกเป็นสองงานแยกกัน คนที่ยุ่งจะทำอย่างแรกและตั้งใจว่าจะกลับมาทำอย่างหลัง

ปัญหาที่ stock card ช่วยแก้

ยาหมดอายุคาสต๊อก

ต้นทุนที่มองไม่เห็นที่สุด เพราะไม่มีใครนับว่าปีที่แล้วทิ้งยาไปเท่าไหร่

วิธีลดที่ได้ผลที่สุดคือจ่ายของที่ใกล้หมดอายุก่อน ซึ่งทำได้ก็ต่อเมื่อรู้ว่าของที่มีอยู่แต่ละ lot หมดอายุเมื่อไหร่

ยาขาดตอนที่ต้องใช้

กระทบคนไข้โดยตรงและเสียความน่าเชื่อถือ ป้องกันได้ด้วยการกำหนดจุดสั่งซื้อสำหรับรายการที่ใช้ประจำ

วิธีตั้งจุดสั่งซื้อแบบง่าย คือปริมาณที่ใช้เฉลี่ยต่อสัปดาห์ คูณด้วยจำนวนสัปดาห์ที่รอของ บวกเผื่อไว้อีกส่วนหนึ่ง

ของหายโดยไม่รู้สาเหตุ

เมื่อยอดในบัตรไม่ตรงกับของจริง การมีบันทึกผู้ทำรายการช่วยให้ไล่หาต้นตอได้ ซึ่งมักเป็นการลืมบันทึกมากกว่าการสูญหายจริง

ตอบไม่ได้เมื่อมีการเรียกคืนยา

กรณีที่ผู้ผลิตแจ้งเรียกคืน lot ใดlot หนึ่ง คลินิกต้องตอบให้ได้ว่าจ่ายให้ใครไปบ้าง ซึ่งต้องอาศัยการบันทึก lot ตั้งแต่ต้น

ยาควบคุมพิเศษต้องระวังเพิ่ม

ยาบางประเภทมีข้อกำหนดเฉพาะเรื่องการบันทึก การเก็บรักษา และการรายงาน ซึ่งเข้มกว่ายาทั่วไป

ควรตรวจสอบให้ชัดว่ายาที่คลินิกจ่ายอยู่มีรายการใดอยู่ในกลุ่มนี้ และข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติคืออะไร รวมถึงรูปแบบบันทึกที่ต้องใช้และระยะเวลาที่ต้องเก็บ

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

นับสต๊อกจริงบ่อยแค่ไหน

Stock card บอกว่า *ควรจะ* เหลือเท่าไหร่ การนับจริงบอกว่า *เหลือจริง* เท่าไหร่ และสองตัวเลขนี้จะต่างกันเสมอ

แนวทางที่ใช้ได้จริง

• นับทั้งหมดปีละหนึ่งถึงสองครั้ง
• นับเฉพาะรายการที่มูลค่าสูงหรือใช้บ่อยทุกเดือน
• นับยาควบคุมพิเศษตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

เมื่อพบส่วนต่าง ให้บันทึกการปรับปรุงพร้อมเหตุผล ไม่ใช่แก้ตัวเลขให้ตรงเฉยๆ เพราะส่วนต่างที่เกิดซ้ำในรายการเดิมคือสัญญาณของปัญหาในกระบวนการ

จุดที่บัตรสต๊อกช่วยไม่ได้คือการบอกว่าใครเป็นคนขอเบิกและใครอนุมัติ ที่ที่มีหลายคนหยิบของจากคลังจึงควรใช้ใบเบิกยาที่มีลายเซ็นผู้อนุมัติและผู้รับคู่ไปกับบัตรสต๊อก เพราะเมื่อยอดไม่ตรง ใบเบิกคือสิ่งเดียวที่ไล่ย้อนได้ว่าของออกไปตอนไหนและใครเกี่ยวข้อง

เมื่อไหร่ที่ควรเลิกใช้ Excel

สัญญาณที่ชัดที่สุด

• ยอดในไฟล์ไม่ตรงกับของจริงเป็นประจำ
• เคยทิ้งยาหมดอายุที่ไม่รู้ว่ามีอยู่
• มีคนแก้ไฟล์มากกว่าหนึ่งคน
• ต้องบันทึกการจ่ายยาซ้ำสองที่
• ตอบไม่ได้ว่ายาที่จะหมดอายุในสามเดือนมีอะไรบ้าง

ข้อที่สี่คือสัญญาณที่สำคัญที่สุด เพราะเมื่อการจ่ายยาในระบบคิดเงินตัดสต๊อกให้อัตโนมัติ ปัญหาส่วนใหญ่ในรายการข้างบนหายไปพร้อมกัน

เรียกอีกอย่างว่าอะไรบ้าง

เอกสารนี้ถูกเรียกหลายชื่อ ทั้ง stock card, สต๊อกการ์ดยา, การ์ดยา, บัตรสต๊อกยา และบางที่เรียกรวมๆ ว่า สต็อกยา หรือ stock ยา

ทั้งหมดหมายถึงบันทึกการรับเข้าและจ่ายออกของยาแต่ละรายการ ซึ่งทำให้รู้ยอดคงเหลือได้โดยไม่ต้องนับใหม่ทุกครั้ง

เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ

เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว

สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน

สมัครรับ

ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ

คำถามที่พบบ่อย

Stock card คืออะไร

Stock card คือบัตรบันทึกการรับจ่ายของแต่ละรายการ บันทึกว่ารับเข้ามาเท่าไหร่ จ่ายออกไปเท่าไหร่ และคงเหลือเท่าไหร่ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง เดิมใช้เป็นบัตรกระดาษหนึ่งใบต่อหนึ่งรายการ ปัจจุบันนิยมทำในไฟล์ Excel หรือในระบบ หลักการเหมือนกันทุกอุตสาหกรรม แต่ในสถานพยาบาลจะมีรายละเอียดเพิ่ม เช่น เลขที่ผลิตและวันหมดอายุ

Stock card ยา คืออะไร

Stock card ยาคือบัตรหรือแบบฟอร์มที่บันทึกการเคลื่อนไหวของยาแต่ละรายการ ทั้งจำนวนที่รับเข้า จ่ายออก และคงเหลือ พร้อมข้อมูลประกอบอย่างวันที่ เลขที่เอกสาร lot number และวันหมดอายุ วัตถุประสงค์คือควบคุมต้นทุน ป้องกันยาขาดและยาหมดอายุ และตอบได้ว่าจ่ายยา lot ใดให้คนไข้รายไหนหากมีการเรียกคืน

ทำ stock card ยาใน Excel ได้ไหม

ได้และเหมาะสำหรับคลินิกที่มีรายการยาไม่มาก สิ่งที่ควรมีคือช่องคงเหลือที่คำนวณอัตโนมัติจากรับลบจ่าย การเน้นสีเมื่อใกล้หมดอายุหรือคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ และการล็อกสูตรไม่ให้แก้โดยไม่ตั้งใจ ข้อจำกัดที่จะเจอเมื่อคลินิกโตคือการที่หลายคนแก้ไฟล์พร้อมกัน และการที่ไม่ได้เชื่อมกับการจ่ายยาจริงจึงต้องบันทึกซ้ำ

ทำไม stock card ถึงไม่ตรงกับของจริง

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการจ่ายยากับการบันทึกเป็นสองงานแยกกัน คนที่ยุ่งจึงจ่ายยาก่อนแล้วตั้งใจจะกลับมาบันทึกภายหลัง ซึ่งมักไม่ได้ทำ วิธีแก้ที่ได้ผลที่สุดคือให้การจ่ายยาตัดสต๊อกอัตโนมัติจากระบบคิดเงิน เพื่อไม่ให้ต้องบันทึกซ้ำ นอกจากนี้เมื่อพบส่วนต่างควรบันทึกการปรับปรุงพร้อมเหตุผลแทนการแก้ตัวเลขให้ตรงเฉยๆ

ควรบันทึก lot number กับวันหมดอายุไหม

ควรอย่างยิ่ง และเป็นสองช่องที่คลินิกละเลยบ่อยที่สุดทั้งที่มีมูลค่าสูงที่สุด วันหมดอายุจำเป็นสำหรับการจ่ายของที่ใกล้หมดอายุก่อนเพื่อลดการทิ้ง ส่วน lot number จำเป็นเมื่อผู้ผลิตแจ้งเรียกคืนยา lot ใด lot หนึ่ง เพราะคลินิกที่ไม่ได้บันทึกจะตอบไม่ได้เลยว่าจ่ายให้คนไข้รายไหนไปบ้าง

ควรนับสต๊อกจริงบ่อยแค่ไหน

แนวทางที่ใช้ได้จริงคือนับทั้งหมดปีละหนึ่งถึงสองครั้ง นับเฉพาะรายการที่มูลค่าสูงหรือใช้บ่อยทุกเดือน และนับยาควบคุมพิเศษตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญคือเมื่อพบส่วนต่างระหว่างยอดในบัตรกับของจริง ให้บันทึกการปรับปรุงพร้อมเหตุผล เพราะส่วนต่างที่เกิดซ้ำในรายการเดิมเป็นสัญญาณของปัญหาในกระบวนการ

ยาควบคุมพิเศษต้องบันทึกต่างจากยาทั่วไปไหม

ยาบางประเภทมีข้อกำหนดเฉพาะเรื่องการบันทึก การเก็บรักษา และการรายงานที่เข้มกว่ายาทั่วไป รวมถึงรูปแบบบันทึกและระยะเวลาที่ต้องเก็บ คลินิกควรตรวจสอบให้ชัดว่ารายการยาที่จ่ายอยู่มีรายการใดอยู่ในกลุ่มนี้ และปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง โดยควรปรึกษาเภสัชกรหรือผู้เชี่ยวชาญเพื่อความถูกต้อง

อ่านต่อ

• คลินิกที่ใช้ Excel อยู่ ควรเปลี่ยนเมื่อไหร่ และย้ายยังไง
• OPD card คืออะไร คลินิกต้องเก็บยังไงและนานแค่ไหน
• โปรแกรมคลินิกในไทยมีเจ้าไหนบ้าง และเลือกยังไงให้ตรงกับคลินิก
• ดาวน์โหลดตารางเช็คยาหมดอายุ (Excel) ฟรี สำหรับคลินิก
• FEFO คืออะไร ทำไมคลินิกควรจ่ายยาแบบหมดอายุก่อนออกก่อน
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเบิกยา (Excel) ฟรี สำหรับคลินิกและห้องพยาบาล
• สต๊อกยาคลินิก จัดการอย่างไรให้ไม่ขาด ไม่ล้น และไม่หมดอายุ