OPD card คืออะไร คลินิกต้องเก็บยังไงและนานแค่ไหน

OPD card หรือบัตรผู้ป่วยนอก คือเอกสารที่บันทึกข้อมูลและประวัติการรักษาของคนไข้ที่มารับบริการแบบไม่ได้นอนพักที่สถานพยาบาล

เป็นเอกสารพื้นฐานที่สุดของคลินิก และเป็นเอกสารที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวข้องมากกว่าที่หลายคนคิด

เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่บังคับใช้กับสถานพยาบาลประเภทของคุณกับผู้เชี่ยวชาญ

OPD card ควรมีข้อมูลอะไร

โครงสร้างพื้นฐานที่คลินิกส่วนใหญ่ใช้

ข้อมูลระบุตัวตน ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน วันเกิด เพศ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ

ข้อมูลสำคัญทางการแพทย์ ประวัติแพ้ยา โรคประจำตัว ยาที่ใช้อยู่ ประวัติการผ่าตัด

ข้อมูลการมาแต่ละครั้ง วันที่ อาการสำคัญ การตรวจร่างกาย การวินิจฉัย การรักษาและยาที่จ่าย ชื่อผู้ให้การรักษา

ข้อมูลเพิ่มเติมตามประเภทคลินิก เช่น แผนภาพฟันสำหรับทันตกรรม ภาพก่อนหลังสำหรับคลินิกความงาม หรือน้ำหนักและสายพันธุ์สำหรับคลินิกสัตว์

สองข้อแรกสำคัญเป็นพิเศษ โดยเฉพาะประวัติแพ้ยา เพราะเป็นข้อมูลที่ต้องเข้าถึงได้ทันทีทุกครั้งที่คนไข้มา ไม่ใช่ข้อมูลที่ต้องไปค้นหา

ปัญหาที่พบบ่อยกับ OPD card แบบกระดาษ

ค้นหาช้า ยิ่งคนไข้สะสมมาก ยิ่งใช้เวลานาน และเป็นเวลาที่คนไข้ยืนรออยู่ที่เคาน์เตอร์

ลายมืออ่านไม่ออก ซึ่งกระทบทั้งความต่อเนื่องของการรักษาและความปลอดภัย

ใช้พร้อมกันไม่ได้ แพทย์ถือบัตรอยู่ในห้องตรวจ หน้าเคาน์เตอร์จึงตอบคำถามคนไข้ไม่ได้

เสี่ยงสูญหายและเสียหาย ทั้งจากน้ำ ไฟ และการวางผิดที่

ค้นย้อนหลังเป็นกลุ่มไม่ได้ คำถามอย่าง "คนไข้ที่แพ้ยากลุ่มนี้มีใครบ้าง" หรือ "ใครถึงรอบตรวจซ้ำแล้ว" ตอบไม่ได้เลยถ้าไม่ไล่เปิดทีละใบ

ควบคุมการเข้าถึงได้ยาก ตู้เอกสารที่ทุกคนเปิดได้ ทำให้ระบุไม่ได้ว่าใครเปิดดูข้อมูลคนไข้รายไหนเมื่อไหร่

ข้อสุดท้ายเป็นประเด็นภายใต้ PDPAสำหรับคลินิกความงาม-สิ่งที่ต้องมีเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลคนไข้) เพราะข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว ซึ่งควรมีมาตรการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม

เก็บนานแค่ไหน

เวชระเบียนมีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษา ซึ่งคลินิกต้องปฏิบัติตามและไม่สามารถทำลายก่อนครบกำหนดได้

ระยะเวลาและเงื่อนไขขึ้นอยู่กับประเภทสถานพยาบาลและลักษณะข้อมูล จึงควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญมากกว่าอ้างอิงตัวเลขจากบทความทั่วไป

สิ่งที่ควรทำในทางปฏิบัติ

• ทราบชัดว่าข้อกำหนดที่ใช้กับคลินิกของคุณคืออะไร
• มีวิธีระบุได้ว่าเวชระเบียนแต่ละชุดครบกำหนดเมื่อไหร่
• มีขั้นตอนการทำลายที่ปลอดภัยและมีบันทึก
• ถ้าเปลี่ยนระบบ อย่าทำลายของเดิมก่อนครบกำหนด

ข้อสุดท้ายสำคัญมากตอนย้ายระบบ เพราะคลินิกจำนวนหนึ่งเข้าใจว่าย้ายข้อมูลเข้าระบบใหม่แล้วทิ้งของเดิมได้ทันที

เก็บอย่างไรให้ปลอดภัยและใช้งานได้จริง

ถ้ายังใช้กระดาษ

• เก็บในตู้ที่ล็อกได้และกำหนดว่าใครมีกุญแจ
• มีระบบเลขที่และการจัดเรียงที่ค้นได้เร็ว
• แยกเก็บบัตรของคนไข้ที่ยังใช้บริการกับที่ไม่ได้มานานแล้ว
• ป้องกันน้ำและไฟเท่าที่ทำได้
• มีสำเนาสำรองของข้อมูลที่สำคัญที่สุด เช่น ประวัติแพ้ยา

ถ้าย้ายเป็นดิจิทัล

• ควบคุมสิทธิ์ได้ว่าใครเห็นอะไร
• มีบันทึกการเข้าถึงว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่
• สำรองข้อมูลนอกสถานที่อัตโนมัติ
• ค้นหาย้อนหลังได้ทั้งรายบุคคลและเป็นกลุ่ม
• ส่งออกข้อมูลได้ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายระบบอีก

ข้อที่สองเป็นสิ่งที่กระดาษทำไม่ได้เลย และเป็นเหตุผลสำคัญที่ระบบดิจิทัลจัดการเรื่อง PDPA ได้ดีกว่า ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

ย้ายจากกระดาษเป็นดิจิทัลอย่างไร

คำแนะนำที่ตรงที่สุดคือ อย่าย้ายทั้งหมด

คลินิกที่ตั้งใจสแกนบัตรทุกใบย้อนหลังสิบปีมักไม่ได้ทำจนจบ เพราะงานใหญ่เกินไป

วิธีที่ใช้ได้จริง

1. เริ่มบันทึกในระบบใหม่ตั้งแต่วันนี้ สำหรับคนไข้ใหม่และคนที่กลับมา
2. ย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่ ปกติคือมาภายใน 18 ถึง 24 เดือน โดยคีย์เฉพาะข้อมูลสำคัญ ไม่ต้องพิมพ์ทุกบรรทัด
3. สแกนเก็บเป็นภาพสำหรับบัตรที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น ประวัติแพ้ยาและการรักษาที่ซับซ้อน
4. เก็บกระดาษเดิมไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ข้อ 2 คือส่วนที่ประหยัดเวลาที่สุด เพราะคลินิกส่วนใหญ่มีคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่เป็นสัดส่วนไม่มากเมื่อเทียบกับที่สะสมมาทั้งหมด

เรียกอีกอย่างว่าอะไรบ้าง

เอกสารนี้ถูกเรียกหลายชื่อ ทั้ง OPD card, โอพีดีการ์ด, opd การ์ด, ใบ OPD และ บัตรผู้ป่วยนอก

ทั้งหมดหมายถึงสิ่งเดียวกัน คือบัตรบันทึกการรักษาของผู้ป่วยนอกที่ใช้ต่อเนื่องทุกครั้งที่คนไข้มา

คลินิกการพยาบาลและการผดุงครรภ์ก็ใช้เอกสารลักษณะเดียวกัน โดยรายการที่ต้องบันทึกอาจต่างกันตามขอบเขตวิชาชีพ ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้กับสถานพยาบาลของท่าน

เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ

เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว

สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน

สมัครรับ

ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ

คำถามที่พบบ่อย

OPD card คืออะไร

OPD ย่อมาจาก Out-Patient Department ดังนั้น OPD card คือบัตรบันทึกข้อมูลและประวัติการรักษาของผู้ป่วยนอก ซึ่งหมายถึงคนไข้ที่มารับบริการโดยไม่ได้นอนพักที่สถานพยาบาล เป็นเอกสารพื้นฐานของคลินิกที่บันทึกทั้งข้อมูลระบุตัวตน ประวัติแพ้ยาและโรคประจำตัว และรายละเอียดการรักษาแต่ละครั้ง

OPD card ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

โครงสร้างพื้นฐานประกอบด้วยข้อมูลระบุตัวตนของคนไข้ ข้อมูลสำคัญทางการแพทย์โดยเฉพาะประวัติแพ้ยาและโรคประจำตัว และบันทึกการมาแต่ละครั้งที่ระบุวันที่ อาการ การวินิจฉัย การรักษา ยาที่จ่าย และชื่อผู้ให้การรักษา นอกจากนี้อาจมีข้อมูลเฉพาะตามประเภทคลินิก เช่น แผนภาพฟันหรือภาพก่อนหลัง

เวชระเบียนต้องเก็บนานแค่ไหน

มีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาที่คลินิกต้องปฏิบัติตาม โดยระยะเวลาและเงื่อนไขขึ้นอยู่กับประเภทสถานพยาบาลและลักษณะข้อมูล จึงควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญสำหรับกรณีของคลินิกเอง สิ่งที่สำคัญในทางปฏิบัติคือต้องระบุได้ว่าเวชระเบียนแต่ละชุดครบกำหนดเมื่อไหร่ และมีขั้นตอนการทำลายที่ปลอดภัยพร้อมบันทึก

เก็บ OPD card แบบกระดาษผิด PDPA ไหม

ไม่ผิดโดยตัวมันเอง แต่ต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม เพราะข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว ประเด็นที่กระดาษทำได้ยากคือการควบคุมว่าใครเข้าถึงข้อมูลส่วนไหนได้ และการตรวจสอบย้อนหลังว่าใครเปิดดูเวชระเบียนของใครเมื่อไหร่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบดิจิทัลจัดการได้ดีกว่า

ย้าย OPD card เป็นดิจิทัลต้องสแกนทุกใบไหม

ไม่ควรและมักทำไม่สำเร็จถ้าพยายาม วิธีที่ใช้ได้จริงคือเริ่มบันทึกในระบบใหม่ตั้งแต่วันนี้ ย้ายเฉพาะข้อมูลสำคัญของคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่ซึ่งปกติคือมาภายใน 18 ถึง 24 เดือน และสแกนเก็บเป็นภาพเฉพาะบัตรที่มีข้อมูลสำคัญอย่างประวัติแพ้ยา ส่วนกระดาษเดิมยังต้องเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ทำลาย OPD card เดิมหลังย้ายเข้าระบบใหม่ได้ไหม

ไม่ได้ทันที เพราะระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมายไม่ได้หมดไปเพราะเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บ คลินิกจำนวนหนึ่งเข้าใจผิดว่าย้ายข้อมูลแล้วทิ้งของเดิมได้เลย ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้กับคลินิกของคุณ และเมื่อครบกำหนดแล้วควรมีขั้นตอนการทำลายที่ปลอดภัยพร้อมบันทึกว่าทำลายอะไรเมื่อไหร่

OPD card แนวตั้งกับแนวนอน แบบไหนดีกว่ากัน

ไม่มีแบบไหนถูกต้องกว่าโดยตัวมันเอง แนวตั้งใส่ตารางบันทึกการรักษาได้หลายแถวกว่าในหน้าเดียว จึงเหมาะกับคลินิกที่คนไข้มาต่อเนื่องหลายครั้ง ส่วนแนวนอนใส่คอลัมน์ได้กว้างกว่า จึงเหมาะกับงานที่ต้องบันทึกรายละเอียดต่อครั้งมาก เช่นงานที่มีผลตรวจหลายรายการ สิ่งที่สำคัญกว่าทิศทางกระดาษคือช่องประวัติแพ้ยาต้องเห็นได้ทันทีไม่ว่าจะวางแนวไหน

อ่านต่อ

• คลินิกที่ยังเก็บ OPD ในระบบออฟไลน์ ย้ายยังไงไม่ให้งานสะดุด
• ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EMR) คืออะไร ทำไมคลินิกยุคใหม่ต้องมี
• ข้อมูลคนไข้กับระบบ AI สิ่งที่คลินิกต้องรู้เรื่อง PDPA
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม OPD Card ตัวอย่าง (PDF พิมพ์ได้) สำหรับคลินิก
• สร้างแบบฟอร์ม OPD Card ของคลินิกคุณเอง แล้วสั่งพิมพ์ได้เลย
• คลินิกแพทย์แผนไทย ต้องบันทึกอะไรและวางระบบยังไง
• คลินิกไร้กระดาษ ทำได้จริงแค่ไหน และควรเริ่มจากตรงไหน
• IPD กับ OPD ต่างกันอย่างไร และคลินิกต้องรู้อะไรบ้าง
• HN คืออะไร คลินิกควรออกเลข HN ยังไงให้ไม่พัง
• ใบส่งตัวผู้ป่วย ควรมีอะไรบ้าง พร้อมแบบฟอร์มกรอกแล้วพิมพ์ได้เลย
• บัตร OPD แนวตั้งหรือแนวนอนดี ข้อดีข้อเสียที่ต้องรู้ก่อนสั่งพิมพ์
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบส่งตัวผู้ป่วย (Excel) ฟรี พร้อมตัวอย่าง
• ทะเบียนส่งตรวจแล็บและผลที่ค้าง ผลที่ไม่กลับมาหน้าตาเหมือนผลปกติ