คลินิกไร้กระดาษ ทำได้จริงแค่ไหน และควรเริ่มจากตรงไหน
"ไร้กระดาษ 100%" ไม่ใช่เป้าหมายที่ถูกต้องค่ะ และคลินิกที่ตั้งเป้านั้นมักล้มเลิกกลางทาง
เป้าหมายที่ใช้ได้จริงคือ เลิกใช้กระดาษกับงานที่กระดาษทำให้เสียเวลาและเสียโอกาส แล้วยอมรับว่าบางอย่างยังต้องเป็นกระดาษต่อไป
คำที่ใช้เรียกเรื่องนี้มีหลายแบบ ทั้งคลินิกไร้กระดาษ โปรแกรมคลินิกไร้กระดาษ ระบบคลินิกไร้กระดาษ และ paperless clinic ซึ่งหมายถึงสิ่งเดียวกัน
กระดาษไม่ได้แพงที่ค่ากระดาษ
ต้นทุนจริงของกระดาษไม่ใช่ค่าพิมพ์ แต่เป็นสิ่งที่ทำไม่ได้เมื่อข้อมูลอยู่บนกระดาษ
ค้นย้อนหลังเป็นกลุ่มไม่ได้ คำถามอย่าง "คนไข้ที่ถึงรอบตรวจซ้ำเดือนนี้มีใครบ้าง" ตอบไม่ได้ถ้าไม่ไล่เปิดทีละใบ ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าไม่มีใครทำ และนั่นคือรายได้ที่หายไปเงียบๆ
คนไข้รอที่เคาน์เตอร์ ระหว่างที่มีคนไปค้นแฟ้ม
หมอถือแฟ้มอยู่ในห้องตรวจ หน้าเคาน์เตอร์จึงตอบคำถามคนไข้คนนั้นไม่ได้
ควบคุมการเข้าถึงได้ยาก ตู้ที่ทุกคนเปิดได้ทำให้ตรวจย้อนหลังไม่ได้ว่าใครดูข้อมูลใครเมื่อไหร่ ซึ่งเป็นประเด็นภายใต้ PDPA
มีสำเนาเดียว ถ้าน้ำท่วมหรือไฟไหม้ ก็หมดเลย
ลำดับที่ควรเริ่ม
เรียงตามอัตราส่วนระหว่างผลที่ได้กับความยุ่งยาก
1. การนัดหมายและตารางคิว — เริ่มที่นี่ก่อนเสมอ สมุดนัดเป็นเอกสารที่แปลงง่ายที่สุดและได้ผลเร็วที่สุด ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องการเก็บรักษา และแก้ปัญหานัดซ้อนกับการโทรตามได้ทันที
2. บทสนทนากับคนไข้ — อยู่บนดิจิทัลอยู่แล้ว แค่ยังกระจัดกระจาย รวมทุกช่องทางไว้ที่เดียว (ระบบรวมแชท)
3. สต๊อกยาและเวชภัณฑ์ — คำนวณอัตโนมัติได้ ลดของหมดอายุ (แบบฟอร์ม stock card เป็นขั้นกลางที่ดีก่อนใช้ระบบเต็มรูปแบบ)
4. ใบเสร็จและเอกสารการเงิน — มีข้อกำหนดทางบัญชี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อน
5. เวชระเบียน — ทำท้ายสุด เพราะมีข้อกำหนดทางกฎหมายมากที่สุดและเสี่ยงที่สุดถ้าทำผิด (วิธีย้าย OPD จากระบบออฟไลน์)
คลินิกส่วนใหญ่ทำผิดลำดับ โดยเริ่มจากข้อ 5 เพราะเป็นกองกระดาษที่เห็นชัดที่สุด แล้วเจอความยุ่งยากจนเลิกกลางทาง
สิ่งที่ยังควรเป็นกระดาษ
เอกสารที่ต้องมีลายมือชื่อ ใบยินยอมรับการรักษาและเอกสารที่กฎหมายกำหนดรูปแบบ ควรตรวจสอบก่อนว่ารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้หรือไม่
แบบฟอร์มที่คนไข้กรอกหน้าเคาน์เตอร์ คนไข้สูงอายุจำนวนมากกรอกกระดาษเร็วกว่าแท็บเล็ต การบังคับใช้แท็บเล็ตทำให้คนไข้บางกลุ่มรู้สึกไม่สะดวก
เอกสารสำรองสำหรับวันที่ระบบล่ม ควรมีแบบฟอร์มกระดาษพร้อมใช้ไว้เสมอ เพราะอินเทอร์เน็ตดับหรือระบบล่มเกิดขึ้นได้ และคลินิกต้องทำงานต่อได้
ข้อสุดท้ายเป็นข้อที่คลินิกที่เพิ่งเปลี่ยนระบบมักลืม
เรื่องที่ต้องถามก่อนเลือกระบบ
ระยะเวลาเก็บรักษา เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ยังอยู่ใต้ข้อกำหนดเดิม ระบบต้องบอกได้ว่าข้อมูลแต่ละรายครบกำหนดเมื่อไหร่
การควบคุมการเข้าถึงและร่องรอยการตรวจสอบ ต้องรู้ได้ว่าใครเปิดดูข้อมูลใครเมื่อไหร่ ซึ่งกระดาษทำไม่ได้และเป็นข้อได้เปรียบสำคัญของดิจิทัล
การสำรองข้อมูล เก็บที่ไหน กู้คืนได้เร็วแค่ไหน
การส่งออกข้อมูล ถ้าวันหนึ่งเปลี่ยนระบบ ข้อมูลออกมาในรูปแบบไหน ข้อนี้คนถามน้อยที่สุดแต่ควรถามทุกเจ้า (เรื่องเพดานและการล็อกข้อมูล)
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →คำถามที่พบบ่อย
คลินิกไร้กระดาษ 100% ทำได้จริงไหม
ในทางปฏิบัติมักทำไม่ได้ และไม่ใช่เป้าหมายที่ควรตั้ง เพราะเอกสารบางอย่างต้องมีลายมือชื่อ แบบฟอร์มบางอย่างคนไข้สูงอายุกรอกกระดาษได้เร็วกว่า และควรมีแบบฟอร์มกระดาษสำรองไว้ใช้วันที่ระบบล่ม เป้าหมายที่ใช้ได้จริงคือเลิกใช้กระดาษกับงานที่กระดาษทำให้เสียเวลาและเสียโอกาส
ควรเริ่มเปลี่ยนจากเอกสารอะไรก่อน
เริ่มจากสมุดนัดและตารางคิว เพราะแปลงง่ายที่สุด ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องการเก็บรักษา และแก้ปัญหานัดซ้อนกับการโทรตามได้ทันที ส่วนเวชระเบียนควรทำท้ายสุดเพราะมีข้อกำหนดมากที่สุดและเสี่ยงที่สุดหากทำผิด คลินิกส่วนใหญ่ทำผิดลำดับโดยเริ่มจากเวชระเบียนแล้วเลิกกลางทาง
ต้นทุนจริงของการใช้กระดาษคืออะไร
ไม่ใช่ค่ากระดาษหรือค่าพิมพ์ แต่เป็นสิ่งที่ทำไม่ได้เมื่อข้อมูลอยู่บนกระดาษ ที่สำคัญที่สุดคือการค้นย้อนหลังเป็นกลุ่ม เช่นการหาว่าคนไข้ที่ถึงรอบตรวจซ้ำเดือนนี้มีใครบ้าง ซึ่งกระดาษตอบไม่ได้ถ้าไม่ไล่เปิดทีละใบ ในทางปฏิบัติจึงไม่มีใครทำ และนั่นคือรายได้ที่หายไปโดยไม่มีใครเห็น
เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บนานเท่ากับกระดาษไหม
ข้อกำหนดเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาไม่ได้เปลี่ยนไปตามรูปแบบการเก็บ ระบบที่ใช้จึงควรบอกได้ว่าข้อมูลของคนไข้แต่ละรายครบกำหนดเมื่อไหร่ และไม่ควรลบข้อมูลเก่าเพื่อประหยัดพื้นที่หรือให้อยู่ใต้เพดานของระบบ ควรตรวจสอบข้อกำหนดที่ใช้กับสถานพยาบาลของท่านกับผู้เชี่ยวชาญ
ถ้าระบบล่มหรือเน็ตดับจะทำอย่างไร
ควรมีแบบฟอร์มกระดาษพร้อมใช้ไว้เสมอ และมีขั้นตอนที่ทีมรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อระบบใช้ไม่ได้ รวมถึงการนำข้อมูลที่จดบนกระดาษเข้าระบบภายหลัง ข้อนี้เป็นข้อที่คลินิกที่เพิ่งเปลี่ยนระบบมักลืมเตรียม แล้วเจอปัญหาในวันที่เกิดขึ้นจริง
ระบบดิจิทัลปลอดภัยกว่ากระดาษไหม
ปลอดภัยกว่าในเรื่องที่กระดาษทำไม่ได้เลย คือการควบคุมว่าใครเข้าถึงข้อมูลใครได้ และการตรวจย้อนหลังว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่ ตู้เอกสารที่ทุกคนเปิดได้ไม่มีร่องรอยเหล่านี้ นอกจากนี้ยังสำรองข้อมูลได้หลายที่ ต่างจากกระดาษที่มีสำเนาเดียว แต่ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าระบบที่เลือกทำเรื่องเหล่านี้ได้จริงหรือไม่