คลินิกที่ยังเก็บ OPD ในระบบออฟไลน์ ย้ายยังไงไม่ให้งานสะดุด

คลินิกจำนวนมากในไทย รวมถึงคลินิกที่ทำรายได้ดีและคิวเต็มยาว ยังเก็บเวชระเบียน OPD ไว้ในระบบออฟไลน์ที่ติดตั้งบนเครื่องเดียว หรือในแฟ้มกระดาษ

และมักไม่ใช่เพราะไม่รู้ว่ามีทางเลือกอื่น แต่เพราะ การย้ายดูเสี่ยงเกินกว่าจะลอง

เหตุผลที่ได้ยินบ่อยที่สุดคือ ระบบเดิมใช้ได้อยู่ ทีมชินแล้ว และถ้าย้ายแล้วมีปัญหาก็กระทบคนไข้ทันที ซึ่งเป็นเหตุผลที่สมเหตุสมผลทั้งหมด

ต้นทุนที่มองไม่เห็นของระบบออฟไลน์

ก่อนตัดสินใจว่าคุ้มไหมที่จะย้าย ควรเห็นต้นทุนที่กำลังจ่ายอยู่แล้วโดยไม่ปรากฏในงบ

ข้อมูลอยู่คนละที่กับการคุยกับคนไข้ เมื่อคนไข้ทักมาถามว่าครั้งที่แล้วหมอทำอะไร คนตอบแชทต้องเดินไปเปิดเครื่องหรือเปิดแฟ้ม ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าส่วนใหญ่จะตอบว่าขอตรวจสอบแล้วติดต่อกลับ

เข้าถึงได้จากที่เดียว ถ้าเครื่องนั้นมีคนใช้อยู่ คนอื่นต้องรอ และถ้าอยู่คนละสาขาก็ดูไม่ได้เลย

ค้นย้อนหลังยาก คำถามอย่าง "คนไข้ที่ทำหัตถการนี้เมื่อหกเดือนก่อนมีใครบ้าง" ตอบไม่ได้โดยไม่ต้องไล่ดูทีละราย ซึ่งแปลว่าการติดตามคนไข้ตามรอบไม่เกิดขึ้นจริง

ความเสี่ยงเรื่องข้อมูลสูญหาย เครื่องเสีย ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือถูกเข้ารหัสเรียกค่าไถ่ ถ้าไม่มีการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ ข้อมูลคนไข้ทั้งหมดอยู่ในความเสี่ยงเดียว

ภาระตามข้อกำหนดเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล การควบคุมสิทธิ์เข้าถึงและการบันทึกว่าใครเปิดดูข้อมูลใคร ทำได้ยากมากในระบบออฟไลน์

ต้นทุนที่ใหญ่ที่สุดคือข้อแรก เพราะมันทำให้คลินิกไม่สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีอยู่ได้เลย

ความกังวลที่สมเหตุสมผลและคำตอบ

"ข้อมูลเก่าจะย้ายได้ครบไหม"

เป็นความกังวลที่ถูกต้อง คำตอบขึ้นอยู่กับว่าระบบเดิมส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบใด ควรถามผู้ให้บริการเดิมเรื่องนี้ก่อนเป็นอันดับแรก และควรได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร

ถ้าเป็นแฟ้มกระดาษ การย้ายทั้งหมดมักไม่คุ้ม แนวทางที่ใช้ได้จริงคือย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่

"ระหว่างย้ายงานจะสะดุดไหม"

ไม่จำเป็นต้องสะดุดถ้าไม่ย้ายแบบตัดทันที วิธีที่ปลอดภัยคือใช้ระบบใหม่กับคนไข้ใหม่ก่อน โดยยังเปิดระบบเดิมไว้อ่านอย่างเดียว

"ทีมจะเรียนรู้ไหวไหม"

ขึ้นอยู่กับว่าเรียนรู้อะไร ถ้าระบบใหม่ต้องเรียนทั้งหมดพร้อมกันคงยาก แต่ถ้าเริ่มจากส่วนที่ทีมใช้ทุกวันก่อน แล้วค่อยเพิ่มส่วนอื่น มักไม่มีปัญหา

วิธีย้ายที่ความเสี่ยงต่ำ

ระยะที่ 1 เปิดใช้คู่กัน ใช้ระบบใหม่กับคนไข้ใหม่และคนไข้ที่กลับมาในช่วงนี้ ระบบเดิมยังอยู่และเปิดดูได้

ระยะที่ 2 ย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการ ปกติคือคนที่มาภายในสิบแปดถึงยี่สิบสี่เดือน ซึ่งมักเป็นสัดส่วนที่จัดการไหวและครอบคลุมคนไข้ที่มีมูลค่าจริง

ระยะที่ 3 เก็บระบบเดิมไว้อ่านอย่างเดียว ไม่ต้องรีบปิด เก็บไว้สำหรับกรณีที่ต้องค้นย้อนหลัง

ระยะที่ 4 ปิดระบบเดิมเมื่อมั่นใจ โดยยังต้องเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดสำหรับเวชระเบียน

อย่าย้ายช่วงที่คลินิกยุ่งที่สุด และอย่าย้ายพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงอื่น เช่น เปิดสาขาใหม่หรือรับพนักงานชุดใหญ่

คำถามที่ต้องถามก่อนเลือกระบบใหม่

1. ระบบเดิมส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบใด และใครช่วยแปลงเข้าระบบใหม่
2. ระบบใหม่รองรับข้อมูลที่คลินิกใช้จริงครบไหม รวมถึงภาพและไฟล์แนบ
3. กำหนดสิทธิ์ได้ไหมว่าใครเห็นข้อมูลอะไร และมีบันทึกการเข้าถึงหรือไม่
4. สำรองข้อมูลอย่างไร บ่อยแค่ไหน และเก็บที่ไหน
5. ถ้าวันหนึ่งจะย้ายออกอีก ส่งออกได้ในรูปแบบใด
6. เชื่อมกับการนัดหมายและช่องทางคุยกับคนไข้ได้ไหม

ข้อ 5 คือข้อที่คนถามน้อยที่สุดแต่สำคัญที่สุด ถ้าคำตอบไม่ชัด แปลว่ากำลังจะติดอยู่กับผู้ให้บริการรายนี้แบบเดียวกับที่ติดอยู่กับระบบเดิมตอนนี้

ข้อ 6 คือข้อที่เปลี่ยนเกม เพราะเป็นสิ่งที่ระบบออฟไลน์ทำไม่ได้เลย และเป็นเหตุผลหลักที่การย้ายคุ้มค่า

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

ข้อควรระวังทางกฎหมาย

เวชระเบียนมีข้อกำหนดเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย การย้ายระบบไม่ได้ทำให้ภาระนี้หมดไป และการทำลายข้อมูลเดิมก่อนครบกำหนดอาจมีปัญหา

ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเรื่องระยะเวลาที่ต้องเก็บและวิธีจัดการข้อมูลเดิมก่อนเริ่มย้าย

เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ

เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว

สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน

สมัครรับ

ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ

คำถามที่พบบ่อย

ระบบเวชระเบียนออฟไลน์มีปัญหาอะไร

ปัญหาหลักคือข้อมูลแยกจากช่องทางที่คุยกับคนไข้ ทำให้ตอบคำถามเรื่องประวัติการรักษาระหว่างแชทไม่ได้ทันที นอกจากนี้ยังเข้าถึงได้จากเครื่องเดียว ค้นย้อนหลังยากจนการติดตามคนไข้ตามรอบไม่เกิดขึ้นจริง และมีความเสี่ยงเรื่องข้อมูลสูญหายถ้าไม่มีการสำรองนอกสถานที่

ย้ายเวชระเบียนแล้วข้อมูลเก่าจะหายไหม

ขึ้นอยู่กับว่าระบบเดิมส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบใด ซึ่งควรถามผู้ให้บริการเดิมเป็นอันดับแรกและขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร วิธีที่ปลอดภัยคือไม่ปิดระบบเดิมทันที แต่เก็บไว้ในโหมดอ่านอย่างเดียวจนกว่าจะมั่นใจว่าข้อมูลในระบบใหม่ครบถ้วนและใช้งานได้จริง

ควรย้ายข้อมูลคนไข้ทั้งหมดหรือเฉพาะบางส่วน

สำหรับคลินิกที่มีคนไข้สะสมจำนวนมาก การย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่ ปกติคือผู้ที่มาภายในสิบแปดถึงยี่สิบสี่เดือน มักคุ้มค่ากว่าและใช้เวลาน้อยกว่ามาก ส่วนข้อมูลเก่ากว่านั้นเก็บไว้ในระบบเดิมแบบอ่านอย่างเดียว โดยยังต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ย้ายระบบแล้วงานประจำวันจะสะดุดไหม

ไม่จำเป็นต้องสะดุดถ้าไม่ย้ายแบบตัดทันที วิธีที่ความเสี่ยงต่ำคือเปิดใช้คู่กันก่อน โดยใช้ระบบใหม่กับคนไข้ใหม่และคนที่กลับมาในช่วงนั้น ขณะที่ระบบเดิมยังเปิดดูได้ตามปกติ สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือย้ายในช่วงที่คลินิกยุ่งที่สุด หรือย้ายพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงใหญ่อื่นในเวลาเดียวกัน

ทีมที่ใช้ระบบเดิมมานานจะปรับตัวไหวไหม

มักไหวถ้าไม่ให้เรียนรู้ทุกอย่างพร้อมกัน วิธีที่ได้ผลคือเริ่มจากงานที่ทีมทำทุกวันก่อน เช่น การบันทึกและการค้นหาคนไข้ แล้วค่อยเพิ่มฟังก์ชันอื่นเมื่อคุ้นแล้ว การอบรมครั้งเดียวแบบครอบคลุมทุกเรื่องมักได้ผลแย่กว่าการเรียนรู้ทีละส่วนพร้อมใช้งานจริง

ต้องเก็บเวชระเบียนเดิมไว้นานแค่ไหน

เวชระเบียนมีข้อกำหนดเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย และการย้ายระบบไม่ได้ทำให้ภาระนี้หมดไป การทำลายข้อมูลเดิมก่อนครบกำหนดอาจมีปัญหาทางกฎหมาย ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อยืนยันระยะเวลาที่ต้องเก็บและวิธีจัดการที่ถูกต้องก่อนเริ่มย้าย

อ่านต่อ

• เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EMR) คืออะไร ทำไมคลินิกยุคใหม่ถึงต้องมี
• คลินิกคิวเต็มยาว 6-8 สัปดาห์ ยังจำเป็นต้องใช้ระบบไหม
• ข้อมูลคนไข้กับระบบ AI สิ่งที่คลินิกต้องรู้เรื่อง PDPA
• Jib OS กับโปรแกรมคลินิกอย่าง DoctorEase หรือ JERA Cloud ต่างกันอย่างไร
• ProClinic และ MCS คืออะไร เหมาะกับคลินิกแบบไหน
• คลินิกที่ใช้ Excel อยู่ ควรเปลี่ยนเมื่อไหร่ และย้ายยังไง
• OPD card คืออะไร คลินิกต้องเก็บยังไงและนานแค่ไหน
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม OPD Card ตัวอย่าง (PDF พิมพ์ได้) สำหรับคลินิก
• สร้างแบบฟอร์ม OPD Card ของคลินิกคุณเอง แล้วสั่งพิมพ์ได้เลย
• คลินิกไร้กระดาษ ทำได้จริงแค่ไหน และควรเริ่มจากตรงไหน
• EMR กับ EHR ต่างกันอย่างไร และคลินิกควรสนใจอันไหน
• HN คืออะไร คลินิกควรออกเลข HN ยังไงให้ไม่พัง
• บัตร OPD แนวตั้งหรือแนวนอนดี ข้อดีข้อเสียที่ต้องรู้ก่อนสั่งพิมพ์