คลินิกที่ใช้ Excel อยู่ ควรเปลี่ยนเมื่อไหร่ และย้ายยังไง

Excel เป็นระบบที่คลินิกไทยใช้มากที่สุด มากกว่าโปรแกรมคลินิกทุกเจ้ารวมกัน

และนั่นไม่ใช่เรื่องผิด สำหรับคลินิกที่เพิ่งเปิด Excel เป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผล ฟรี ยืดหยุ่น ทุกคนใช้เป็น และไม่ต้องเรียนรู้อะไรใหม่

คำถามที่ควรถามจึงไม่ใช่ "Excel แย่ไหม" แต่คือ "คลินิกโตเกินกว่าที่ Excel รับไหวแล้วหรือยัง"

Excel ทำได้ดีตอนไหน

ตอนที่คลินิกมีลักษณะแบบนี้

• คนไข้ยังไม่มาก และจำหน้าจำชื่อได้เกือบหมด
• มีคนทำงานหนึ่งถึงสามคนที่คุยกันได้ตลอด
• สาขาเดียว กะเดียว
• บริการไม่ซับซ้อน

ในสถานการณ์นี้ ความยืดหยุ่นของ Excel เป็นข้อได้เปรียบจริง อยากเพิ่มคอลัมน์ก็เพิ่มได้ทันที ไม่ต้องรอใคร

ถ้ายังอยู่ในระยะที่ Excel เหมาะสม แบบฟอร์ม Stock Card ยา (Excel) ดาวน์โหลดไปใช้ได้ฟรี

เจ็ดสัญญาณที่บอกว่าโตเกิน Excel แล้ว

ไม่ใช่จำนวนคนไข้ แต่เป็นอาการ

1. ค้นประวัติจนคนไข้ต้องรอ ถ้าต้องเลื่อนหาชื่อในไฟล์ขณะที่คนไข้ยืนรออยู่ นั่นคือสัญญาณแรก

2. เคยเกิดคิวซ้อน ไฟล์นัดที่สองคนแก้พร้อมกันแล้วทับกัน เป็นปัญหาคลาสสิกของ Excel ที่แก้ไม่ได้ด้วยความระมัดระวัง

3. มีไฟล์หลายเวอร์ชัน ชื่อทำนอง "นัดหมาย_ล่าสุด_ใหม่_ใช้อันนี้.xlsx" คืออาการที่ชัดที่สุด

4. ตอบไม่ได้ว่าใครควรกลับมาแล้วบ้าง คำถามอย่าง "คนไข้ที่ขูดหินปูนเมื่อหกเดือนก่อนและยังไม่กลับมา มีใครบ้าง" ถ้าตอบไม่ได้โดยไม่ต้องนั่งไล่ดู แปลว่าการติดตามคนไข้ไม่ได้เกิดขึ้นจริง

5. ข้อมูลอยู่คนละที่กับการคุยกับคนไข้ ประวัติอยู่ใน Excel แต่คนไข้ทักมาทาง LINE ทำให้ตอบคำถามเรื่องประวัติระหว่างแชทไม่ได้

6. มีคนเกินสามคนหรือมากกว่าหนึ่งกะ เพราะเริ่มมีข้อมูลที่คนหนึ่งรู้แต่อีกคนไม่รู้

7. ไม่มีใครรู้ว่าไฟล์สำรองอยู่ที่ไหน หรือสำรองครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่

ข้อ 4 มีมูลค่าสูงที่สุด เพราะเป็นรายได้ที่หายไปทุกเดือนโดยไม่มีใครเห็น

ความเสี่ยงที่ควรรู้

นอกจากเรื่องความสะดวก มีสองเรื่องที่ควรพิจารณาจริงจัง

ข้อมูลสูญหาย ไฟล์บนเครื่องเดียวที่ไม่มีการสำรองนอกสถานที่ คือความเสี่ยงที่ปรากฏตอนเครื่องเสีย ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือถูกเข้ารหัสเรียกค่าไถ่ และเวชระเบียนมีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องระยะเวลาเก็บรักษาที่ต้องปฏิบัติตาม

การควบคุมการเข้าถึง ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลอ่อนไหวภายใต้ PDPA ซึ่งควรกำหนดได้ว่าใครเข้าถึงอะไรและตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่ ไฟล์ที่แชร์กันในทีมทำสองอย่างนี้ได้ยากมาก

เตรียมข้อมูลก่อนย้าย

ข่าวดีคือ ข้อมูลใน Excel ย้ายเข้าระบบใหม่ได้ง่ายกว่าข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เพราะเป็นรูปแบบมาตรฐานที่ทุกระบบอ่านได้

สิ่งที่ควรทำก่อน

1. รวมไฟล์ให้เหลือชุดเดียว ตัดสินใจว่าไฟล์ไหนคือฉบับจริง แล้วเก็บที่เหลือไว้เป็นข้อมูลสำรอง

2. ทำหัวคอลัมน์ให้สม่ำเสมอ ชื่อ เบอร์โทร วันเกิด บริการ วันที่มา ควรอยู่ในคอลัมน์เดียวกันทุกแถว

3. แยกข้อมูลที่ปนกันในช่องเดียว เช่น ช่องที่เขียนว่า "คุณสมชาย 081-234-5678 ขูดหินปูน" ควรแยกเป็นสามคอลัมน์

4. ทำรูปแบบวันที่ให้เหมือนกัน เป็นสาเหตุที่ทำให้การนำเข้าข้อมูลล้มเหลวบ่อยที่สุด

5. ตัดสินใจว่าจะย้ายย้อนหลังแค่ไหน คลินิกส่วนใหญ่ย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่ ปกติคือมาภายใน 18 ถึง 24 เดือน แล้วเก็บไฟล์เดิมไว้สำหรับค้นย้อนหลัง

ข้อ 5 ประหยัดเวลาได้มากที่สุด และควรทำเสมอถ้ามีข้อมูลสะสมหลายปี

More patients, and a system that runs the day

Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.

Get your free trial Or see what Jib OS is →

ย้ายอย่างไรไม่ให้งานสะดุด

อย่าตัดทันที ใช้ระบบใหม่กับคนไข้ใหม่และคนที่กลับมาในช่วงนั้นก่อน โดยยังเปิดไฟล์เดิมไว้ดูได้

เลือกช่วงที่คลินิกไม่ยุ่งที่สุด และอย่าย้ายพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงอื่น เช่น เปิดสาขาใหม่หรือรับพนักงานชุดใหญ่

เริ่มจากงานที่ทีมทำทุกวันก่อน คือการบันทึกและการค้นหา แล้วค่อยเพิ่มฟังก์ชันอื่นเมื่อคุ้นแล้ว การอบรมครั้งเดียวแบบครอบคลุมทุกเรื่องมักได้ผลแย่กว่า

เก็บไฟล์เดิมไว้ อย่ารีบลบ ทั้งเพื่อความสบายใจและเพราะเวชระเบียนมีข้อกำหนดเรื่องระยะเวลาเก็บรักษา

ควรย้ายไปอะไร

ขึ้นอยู่กับว่าปัญหาที่เจ็บที่สุดคืออะไร

ถ้าปัญหาคือการบันทึก คิดเงิน และค้นประวัติ ควรเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก ซึ่งมีตัวเลือกในตลาดไทยตั้งแต่ฟรีไปจนถึงหลักพันต่อเดือน

ถ้าปัญหาคือคนไข้ที่ทักมาแล้วไม่ได้จอง นั่นเป็นคนละปัญหาที่โปรแกรมคลินิกไม่ได้ออกแบบมาแก้

วิธีแยกที่ตรงที่สุด คือถามว่าปัญหาเกิดก่อนหรือหลังคนไข้เดินเข้าประตูคลินิก

เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ

เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว

สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน

สมัครรับ

ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ

คำถามที่พบบ่อย

ใช้ Excel ทำระบบคลินิกได้ไหม

ได้ และเหมาะสำหรับคลินิกที่เพิ่งเปิด มีคนไข้ไม่มาก ทีมหนึ่งถึงสามคน และสาขาเดียว ในสถานการณ์นั้นความยืดหยุ่นของ Excel เป็นข้อได้เปรียบจริง ปัญหาเริ่มปรากฏเมื่อคลินิกโตขึ้น โดยเฉพาะเรื่องคิวซ้อนจากการแก้ไฟล์พร้อมกัน การค้นหาย้อนหลัง และการติดตามคนไข้ตามรอบที่ทำด้วยมือไม่ไหว

คลินิกควรเลิกใช้ Excel เมื่อไหร่

ไม่ควรดูที่จำนวนคนไข้แต่ดูที่อาการ เช่น ต้องค้นประวัติจนคนไข้รอที่เคาน์เตอร์ เคยเกิดคิวซ้อน มีไฟล์หลายเวอร์ชันจนไม่รู้อันไหนจริง ตอบไม่ได้ว่าใครถึงรอบกลับมาแล้วบ้าง หรือมีทีมเกินสามคน สัญญาณที่มีมูลค่าสูงที่สุดคือข้อที่เกี่ยวกับคนไข้ที่ควรกลับมาแต่ไม่ได้กลับ เพราะเป็นรายได้ที่หายไปโดยไม่มีใครเห็น

ย้ายข้อมูลจาก Excel เข้าโปรแกรมคลินิกยากไหม

ง่ายกว่าการย้ายจากโปรแกรมอื่น เพราะ Excel เป็นรูปแบบมาตรฐานที่ทุกระบบอ่านได้ สิ่งที่ควรทำก่อนคือรวมไฟล์ให้เหลือชุดเดียว ทำหัวคอลัมน์ให้สม่ำเสมอ แยกข้อมูลที่ปนกันในช่องเดียว และทำรูปแบบวันที่ให้เหมือนกัน ข้อสุดท้ายเป็นสาเหตุที่ทำให้การนำเข้าล้มเหลวบ่อยที่สุด

ควรย้ายข้อมูลย้อนหลังทั้งหมดไหม

ไม่จำเป็นและมักไม่คุ้ม คลินิกส่วนใหญ่ย้ายเฉพาะคนไข้ที่ยังใช้บริการอยู่ ปกติคือผู้ที่มาภายใน 18 ถึง 24 เดือน ซึ่งครอบคลุมคนไข้ที่มีมูลค่าจริงและใช้เวลาน้อยกว่ามาก ส่วนข้อมูลเก่ากว่านั้นเก็บไฟล์เดิมไว้สำหรับค้นย้อนหลัง โดยยังต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ใช้ Excel เก็บข้อมูลคนไข้ผิด PDPA ไหม

ไม่ผิดโดยตัวมันเอง แต่ต้องมีมาตรการที่เหมาะสม ซึ่งทำได้ยากกับไฟล์ที่แชร์กันในทีม เพราะกำหนดไม่ได้ว่าใครเข้าถึงข้อมูลส่วนไหน และตรวจย้อนหลังไม่ได้ว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่ นอกจากนี้ไฟล์ที่ส่งต่อกันทางแชทยังคงอยู่ในเครื่องของทุกคนรวมถึงพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินแนวปฏิบัติของคลินิก

ย้ายระบบแล้วทีมจะปรับตัวไหวไหม

มักไหวถ้าไม่ให้เรียนรู้ทุกอย่างพร้อมกัน วิธีที่ได้ผลคือเริ่มจากงานที่ทีมทำทุกวันคือการบันทึกและค้นหาคนไข้ แล้วค่อยเพิ่มฟังก์ชันอื่นเมื่อคุ้นแล้ว รวมถึงไม่ควรย้ายในช่วงที่คลินิกยุ่งที่สุด หรือย้ายพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงใหญ่อื่นในเวลาเดียวกัน

อ่านต่อ

• โปรแกรมบริหารคลินิกฟรี มีจริงไหม ใช้ได้แค่ไหน และควรระวังอะไร
• โปรแกรมคลินิกในไทยมีเจ้าไหนบ้าง และเลือกยังไงให้ตรงกับคลินิก
• คลินิกที่ยังเก็บ OPD ในระบบออฟไลน์ ย้ายยังไงไม่ให้งานสะดุด
• Stock card ยา คืออะไร คลินิกทำยังไงให้ไม่ยาขาดและไม่ยาหมดอายุ
• คลินิกไร้กระดาษ ทำได้จริงแค่ไหน และควรเริ่มจากตรงไหน
• ดาวน์โหลดตารางเวรพนักงานคลินิก (Excel) ฟรี