โปรแกรมบริหารคลินิกฟรี มีจริงไหม ใช้ได้แค่ไหน และควรระวังอะไร
เป็นคำถามที่คลินิกค้นหากันมาก และคำตอบสั้นๆ คือ มีจริง และบางเจ้าใช้งานได้ดีกว่าที่คิด
บทความนี้อธิบายว่าของฟรีในตลาดมีกี่แบบ แต่ละแบบเหมาะกับใคร ต้นทุนที่ไม่ปรากฏเป็นตัวเงินคืออะไร และสัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเปลี่ยน
ของฟรีในตลาดมีสี่แบบ
1. ฟรีจริงแบบมีฟีเจอร์จำกัด
ผู้ให้บริการบางรายเปิดให้ใช้ฟีเจอร์หลักได้ฟรีโดยไม่จำกัดเวลา เช่น DentCloud สำหรับคลินิกทันตกรรมที่ให้ใช้ฟีเจอร์หลักฟรีและไม่จำกัดจำนวนเครื่อง
โมเดลธุรกิจคือหวังให้อัปเกรดเมื่อโต หรือขายบริการเสริม ซึ่งเป็นเรื่องปกติและไม่ได้แปลว่าไม่ดี
2. ทดลองใช้ฟรีตามระยะเวลา
ส่วนใหญ่ 14 ถึง 30 วัน เป็นการทดลองไม่ใช่ของฟรี แต่มีประโยชน์มากถ้าใช้ให้ถูกวิธี
ข้อแนะนำ อย่าเริ่มทดลองจนกว่าจะเตรียมข้อมูลจริงไว้พร้อม เพราะช่วงทดลองที่ใช้ข้อมูลปลอมไม่ได้บอกอะไรเลย
3. Excel และ Google Sheets
นี่คือ "โปรแกรมฟรี" ที่คลินิกไทยใช้มากที่สุดจริงๆ และเป็นจุดเริ่มต้นที่สมเหตุสมผลสำหรับคลินิกที่เพิ่งเปิด
ทำได้ดีในช่วงแรก ฟรีจริง ยืดหยุ่น และทุกคนใช้เป็น
4. เครื่องมือฟรีของ LINE OA และ Facebook
ข้อความตอบอัตโนมัติ ข้อความนอกเวลาทำการ และ Rich Menu ใช้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
คลินิกทุกแห่งควรเปิดใช้ส่วนนี้ก่อนเป็นอันดับแรก ไม่ว่าจะใช้ระบบอะไรก็ตาม เพราะฟรีและตั้งค่าได้ในไม่ถึงชั่วโมง
ของฟรีเหมาะกับคลินิกแบบไหน
เหมาะจริง ถ้า
- คลินิกเพิ่งเปิดและยังมีคนไข้ไม่มาก
- มีคนทำงานหนึ่งถึงสามคนที่รู้เรื่องกันหมด
- ยังไม่มีหลายสาขา
- คนไข้ยังไม่มากพอที่การค้นประวัติจะเป็นภาระ
ในสถานการณ์นี้การจ่ายค่าระบบยังไม่คุ้ม และควรเอาเงินไปลงกับอย่างอื่นก่อน
ต้นทุนที่ไม่ปรากฏเป็นตัวเงิน
ของฟรีไม่ได้แปลว่าไม่มีต้นทุน แต่ต้นทุนไปอยู่ในรูปแบบอื่น
เวลาที่ใช้ค้นหาข้อมูล การเปิดไฟล์หาว่าคนไข้รายนี้ครั้งที่แล้วทำอะไร ใช้เวลาครั้งละไม่กี่นาที แต่ทำวันละหลายสิบครั้งแล้วเป็นชั่วโมง
ความผิดพลาดที่ตามมาทีหลัง คิวซ้อน ราคาผิด นัดที่ตกหล่น ซึ่งเสียทั้งเงินและความน่าเชื่อถือ
การติดตามที่ไม่เกิดขึ้น ข้อนี้ใหญ่ที่สุด เมื่อข้อมูลอยู่ในไฟล์ที่ค้นยาก การรู้ว่าใครถึงรอบกลับมาแล้วบ้างต้องทำด้วยมือ ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าไม่มีใครทำ และเป็นรายได้ที่หายไปเงียบๆ ทุกเดือน
ความเสี่ยงเรื่องข้อมูล ไฟล์ Excel บนเครื่องเดียวที่ไม่มีการสำรอง คือความเสี่ยงที่มองไม่เห็นจนกว่าเครื่องจะเสีย และการควบคุมว่าใครเปิดดูข้อมูลคนไข้ได้บ้างทำได้ยากมาก ซึ่งเป็นประเด็นภายใต้ PDPA
ข้อควรถามก่อนใช้ของฟรี
- ฟีเจอร์ที่ให้ฟรีครอบคลุมงานที่คลินิกทำจริงไหม หรือฟรีเฉพาะส่วนที่ไม่ได้ใช้
- จำกัดอะไรบ้าง จำนวนคนไข้ จำนวนผู้ใช้ พื้นที่เก็บไฟล์ หรือระยะเวลาเก็บข้อมูล
- ถ้าวันหนึ่งจะย้าย ข้อมูลส่งออกได้ในรูปแบบใด สำคัญที่สุดและถูกถามน้อยที่สุด
- ข้อมูลเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้ และมีการสำรองอย่างไร
- โมเดลธุรกิจของผู้ให้บริการคืออะไร เพื่อประเมินว่าบริการจะอยู่ไปได้นานแค่ไหน
ข้อ 3 สำคัญเป็นพิเศษกับของฟรี เพราะเมื่อสะสมข้อมูลคนไข้ไปสองสามปีแล้วย้ายออกไม่ได้ ต้นทุนของ "ฟรี" จะปรากฏตอนนั้น
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเปลี่ยน
ไม่ใช่จำนวนคนไข้ แต่เป็นอาการเหล่านี้
- ใช้เวลาค้นประวัติคนไข้นานจนคนไข้ต้องรอที่เคาน์เตอร์
- เคยเกิดคิวซ้อนหรือจองชนกันมากกว่าหนึ่งครั้ง
- ตอบไม่ได้ว่าเดือนที่แล้วมีคนไข้กี่คนที่ควรกลับมาแต่ไม่ได้กลับมา
- มีคนทำงานเกินสามคนและเริ่มมีข้อมูลที่คนหนึ่งรู้แต่อีกคนไม่รู้
- มีมากกว่าหนึ่งสาขา
- มีข้อความตกหล่นนอกเวลาทำการทุกสัปดาห์
ข้อที่สามคือข้อที่มีมูลค่าสูงที่สุด เพราะเป็นรายได้ที่หายไปโดยไม่มีใครเห็น
แล้ว Jib OS อยู่ตรงไหนในเรื่องนี้
ตรงไปตรงมา ถ้าคลินิกยังอยู่ในระยะที่ของฟรีตอบโจทย์ ควรใช้ของฟรีต่อไป
Jib OS ไม่ได้แข่งกับของฟรีในเรื่องการบันทึกและคิดเงิน และไม่แนะนำให้คลินิกที่เพิ่งเปิดและมีคนไข้ไม่มากจ่ายค่าระบบก่อนที่จะจำเป็น
จุดที่ Jib OS เข้ามาช่วยคือช่วงที่ปัญหาเปลี่ยนจาก "บันทึกข้อมูลอย่างไร" เป็น "ทำไมคนไข้ที่ทักมาถึงไม่ได้จอง" ซึ่งเป็นคนละปัญหาและเครื่องมือฟรีแก้ไม่ได้
ข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรรู้ ส่วน Jib OS มีให้ทดลองใช้ฟรี 1 เดือน สำหรับคลินิกที่ยังไม่เคยใช้ ซึ่งทำให้ทดสอบได้จริงว่าปัญหาที่มีอยู่คุ้มกับการลงทุนหรือไม่ โดยไม่ต้องตัดสินใจจากการคาดเดา ส่วนเว็บไซต์และการตลาดไม่รวมอยู่ในช่วงทดลอง และหากไม่ใช้ต่อ ข้อมูลทั้งหมดส่งออกได้ ซึ่งเป็นข้อ 3 ที่ควรถามผู้ให้บริการทุกเจ้า
สิ่งที่ควรทำก่อนตัดสินใจจ่ายเงินกับอะไรก็ตาม คือนับข้อความย้อนหลังสามสิบวันว่ากี่ข้อความไม่ได้ตอบหรือตอบช้ากว่าหนึ่งชั่วโมง แล้วคูณด้วยมูลค่าเฉลี่ยต่อคนไข้ ตัวเลขนั้นบอกได้ว่าควรลงทุนหรือยัง
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมบริหารคลินิกฟรีมีจริงไหม
มีจริง และมีหลายแบบ ทั้งผู้ให้บริการที่เปิดให้ใช้ฟีเจอร์หลักฟรีถาวรอย่าง DentCloud สำหรับคลินิกทันตกรรม การทดลองใช้ฟรีตามระยะเวลาซึ่งส่วนใหญ่ 14 ถึง 30 วัน การใช้ Excel หรือ Google Sheets ซึ่งเป็นสิ่งที่คลินิกไทยใช้มากที่สุดจริงๆ และเครื่องมือฟรีของ LINE OA กับ Facebook ที่คลินิกทุกแห่งควรเปิดใช้
ใช้ Excel ทำเวชระเบียนได้ไหม
ทำได้ในช่วงแรกและเป็นจุดเริ่มต้นที่สมเหตุสมผลสำหรับคลินิกที่เพิ่งเปิด แต่มีข้อจำกัดที่ควรรู้ คือค้นหาย้อนหลังยากเมื่อข้อมูลมาก ควบคุมสิทธิ์ว่าใครเปิดดูข้อมูลคนไข้ได้ยาก ไม่มีบันทึกการเข้าถึง และมีความเสี่ยงข้อมูลสูญหายถ้าไฟล์อยู่บนเครื่องเดียวโดยไม่มีการสำรอง ซึ่งเป็นประเด็นที่ควรพิจารณาภายใต้ PDPA
ของฟรีมีต้นทุนแฝงอะไรบ้าง
ต้นทุนไม่ได้อยู่ในรูปตัวเงินแต่อยู่ในเวลาและโอกาสที่เสียไป ทั้งเวลาที่ใช้ค้นหาข้อมูล ความผิดพลาดอย่างคิวซ้อนหรือนัดที่ตกหล่น และที่ใหญ่ที่สุดคือการติดตามคนไข้ที่ไม่เกิดขึ้นจริง เพราะเมื่อข้อมูลค้นยาก การรู้ว่าใครถึงรอบกลับมาแล้วบ้างต้องทำด้วยมือ ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าไม่มีใครทำ
ควรเปลี่ยนจากของฟรีเมื่อไหร่
ไม่ควรดูที่จำนวนคนไข้ แต่ดูที่อาการ เช่น ค้นประวัติจนคนไข้ต้องรอที่เคาน์เตอร์ เคยเกิดคิวซ้อนมากกว่าหนึ่งครั้ง ตอบไม่ได้ว่าเดือนที่แล้วมีคนไข้กี่คนที่ควรกลับมาแต่ไม่ได้กลับ มีทีมเกินสามคน หรือมีหลายสาขา ข้อที่เกี่ยวกับคนไข้ที่ไม่กลับมามีมูลค่าสูงที่สุดเพราะเป็นรายได้ที่หายไปโดยไม่มีใครเห็น
โปรแกรมฟรีปลอดภัยกับข้อมูลคนไข้ไหม
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและควรถามให้ชัดเหมือนกับบริการที่เสียเงิน คำถามที่ควรได้คำตอบคือข้อมูลเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้ มีบันทึกการเข้าถึงหรือไม่ สำรองข้อมูลอย่างไร และมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลให้เซ็นหรือเปล่า ส่วนกรณีใช้ Excel บนเครื่องเดียว ความเสี่ยงมักสูงกว่าบริการคลาวด์ที่มีมาตรฐาน
ถ้าใช้ของฟรีแล้วอยากย้ายทีหลังทำได้ไหม
ต้องถามตั้งแต่ก่อนเริ่มใช้ว่าข้อมูลส่งออกได้ในรูปแบบใด เพราะเป็นข้อที่คนถามน้อยที่สุดแต่สำคัญที่สุดกับบริการฟรี เมื่อสะสมข้อมูลคนไข้ไปสองสามปีแล้วพบว่าย้ายออกไม่ได้ ต้นทุนที่แท้จริงของคำว่าฟรีจะปรากฏตอนนั้น และเวชระเบียนยังมีข้อกำหนดทางกฎหมายเรื่องระยะเวลาเก็บรักษาที่ต้องปฏิบัติตามด้วย