ดาวน์โหลดใบนับสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ (Excel)
นับแล้วเทียบกับยอดตามบัญชีทันที ผลต่างคำนวณให้เอง รายการที่ขาดขึ้นสีแดง ฟรี ฝากอีเมลไว้แล้วดาวน์โหลดได้ทันที
ต่างจาก Stock Card อย่างไร
เป็นคนละงานกัน และคลินิกต้องใช้ทั้งสองอย่าง
Stock Card ตามยาหนึ่งรายการไปตามเวลา รับเข้าเท่าไหร่ จ่ายออกเท่าไหร่ เหลือเท่าไหร่
ใบนับสต๊อกเป็นภาพนิ่งของทุกรายการ ณ วันที่นับ
ใบนับคือสิ่งที่บอกว่า Stock Card ตรงกับของจริงหรือไม่ ถ้าไม่เคยนับ ตัวเลขในบัตรก็เป็นเพียงตัวเลขที่เชื่อกันมา
หากยังไม่มี Stock Card ให้เริ่มที่แบบฟอร์ม Stock Card ยา ก่อน
หัวใจอยู่ที่ช่องผลต่าง
การนับไม่ใช่เรื่องยาก สิ่งที่คลินิกส่วนใหญ่ข้ามคือการเทียบกับยอดตามบัญชีแล้วเขียนไว้ว่าทำไมถึงต่างกัน
ไฟล์นี้คำนวณผลต่างให้อัตโนมัติ และแยกสีสองแบบ
- สีแดง คือนับได้น้อยกว่าบัญชี ซึ่งมักหมายถึงจ่ายออกไปแล้วไม่ได้บันทึก หรือหายไป
- สีเหลือง คือนับได้มากกว่าบัญชี ซึ่งมักหมายถึงรับเข้าแล้วไม่ได้ลงบัตร
ทั้งสองแบบเป็นปัญหา แม้แบบหลังจะดูเหมือนได้กำไร เพราะแปลว่าบัตรไม่ตรงกับของจริง และตัวเลขที่ใช้สั่งซื้อครั้งหน้าจะผิดตาม
ด้านล่างมีช่องนับจำนวนรายการที่ไม่ตรง เพื่อใช้เทียบระหว่างรอบว่าดีขึ้นหรือแย่ลง
นับแบบไม่เห็นยอดตามบัญชี
เป็นรายละเอียดเล็กที่เปลี่ยนผลลัพธ์มาก
ถ้าคนนับเห็นตัวเลขที่ควรจะเป็น จะนับให้ตรงกับตัวเลขนั้นโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะเมื่อนับได้ 98 แล้วบัตรบอก 100 คนส่วนใหญ่จะนับใหม่จนได้ 100 หรือเขียน 100 ไปเลย
วิธีแก้คือ ซ่อนคอลัมน์ "ยอดตามบัญชี" ก่อนพิมพ์ แล้วค่อยกรอกกลับเข้าไปหลังนับเสร็จ ไฟล์นี้เขียนวิธีไว้ในชีตวิธีใช้แล้ว
ควรนับบ่อยแค่ไหน
- ยาที่มีมูลค่าสูงหรือควบคุมพิเศษ นับถี่กว่ารายการทั่วไป
- รายการทั่วไป นับทั้งคลังอย่างน้อยปีละครั้ง
- สุ่มนับระหว่างปี ทีละสิบรายการทุกเดือน
ข้อสุดท้ายหาปัญหาได้เร็วกว่าการนับทั้งคลังปีละครั้งมาก เพราะเมื่อพบผลต่างจากการนับประจำปี ช่วงเวลาที่ต้องย้อนหาสาเหตุคือสิบสองเดือน ซึ่งยาวเกินกว่าจะหาเจอ
การสุ่มนับเดือนละครั้งทำให้ช่วงที่ต้องย้อนดูเหลือสามสิบวัน
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →ผลต่างที่พบบ่อยและสาเหตุจริง
- จ่ายให้คนไข้แล้วไม่ได้ลงบัตร เป็นสาเหตุอันดับหนึ่ง มักเกิดตอนคลินิกยุ่ง
- ของแตกหรือหมดอายุแล้วทิ้ง โดยไม่ได้บันทึก
- หยิบไปใช้ในคลินิกเอง เช่น เวชภัณฑ์ที่ใช้ประจำวัน
- รับเข้าไม่ครบตามใบส่งของ แต่เซ็นรับไปแล้ว
ข้อสุดท้ายเจอได้ก็ต่อเมื่อมีการนับ และเป็นข้อที่เรียกคืนกับผู้ขายได้ถ้ารู้เร็วพอ
รายละเอียดจุดรั่วอื่นอยู่ในบทความเรื่อง 7 จุดรั่วของสต๊อกยา
ในไฟล์มีทะเบียนคุมพัสดุมาให้ด้วย
ชีต "ทะเบียนคุมพัสดุ" เป็นตารางแยกสำหรับของที่ไม่ได้ใช้แล้วหมดไป เช่น เครื่องมือ เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์ที่ยืมกันได้ระหว่างห้อง
เป็นคนละคำถามกับใบนับสต๊อก ใบนับตอบว่า *มีอยู่กี่ชิ้น* ส่วนทะเบียนคุมพัสดุตอบว่า *ของอยู่ไหนและใครถือ* ซึ่งเป็นคำถามที่ถามกับครุภัณฑ์มากกว่าถามกับของสิ้นเปลือง
มีช่องรหัสพัสดุ รายการ ยี่ห้อรุ่น จำนวน วันที่ได้มา ราคาต่อหน่วย ที่เก็บ ผู้รับผิดชอบ และสถานะให้เลือกว่าใช้งานอยู่ ยืมออก ส่งซ่อม ชำรุด หรือจำหน่ายออก
ช่องสถานะกับช่องผู้รับผิดชอบคือสองช่องที่ทำให้ทะเบียนมีประโยชน์จริง ทะเบียนที่มีแต่รายการกับจำนวนคือรายการทรัพย์สิน ไม่ใช่ทะเบียนคุม เพราะไม่ได้ตอบคำถามที่คนถามจริงตอนหาของไม่เจอ
หากต้องการเฉพาะทะเบียนคุมพัสดุโดยไม่ต้องใช้ใบนับสต๊อก มีไฟล์แยกทั้ง Excel และ Word ให้ดาวน์โหลด
หมายเหตุ: เครื่องมือแพทย์ที่ต้องสอบเทียบตามรอบ ควรใช้ทะเบียนคุมเครื่องมือแพทย์และการสอบเทียบแยกต่างหาก เพราะทะเบียนนี้ไม่ได้ตอบเรื่องรอบสอบเทียบ
ข้อควรระวัง
ไฟล์นี้เป็นเครื่องมือช่วยบันทึกทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชี ยาบางประเภทมีข้อกำหนดการทำบัญชีเฉพาะที่ต่างจากนี้ ควรตรวจสอบกับเภสัชกรของคลินิกและหน่วยงานที่รับผิดชอบ
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถามที่พบบ่อย
ใบนับสต๊อกต่างจาก Stock Card อย่างไร
Stock Card ตามยาหนึ่งรายการไปตามเวลา บันทึกว่ารับเข้าเท่าไหร่ จ่ายออกเท่าไหร่ และเหลือเท่าไหร่ ส่วนใบนับสต๊อกเป็นภาพนิ่งของทุกรายการ ณ วันที่นับ ทั้งสองอย่างใช้คู่กัน โดยใบนับคือสิ่งที่ยืนยันว่าตัวเลขใน Stock Card ตรงกับของจริงหรือไม่ คลินิกที่ไม่เคยนับจะมีบัตรที่เป็นเพียงตัวเลขที่เชื่อกันมา
ควรนับสต๊อกยาบ่อยแค่ไหน
ยาที่มีมูลค่าสูงหรือควบคุมพิเศษควรนับถี่กว่ารายการทั่วไป ส่วนรายการทั่วไปควรนับทั้งคลังอย่างน้อยปีละครั้ง และสุ่มนับระหว่างปีทีละสิบรายการทุกเดือน การสุ่มนับรายเดือนหาปัญหาได้เร็วกว่ามาก เพราะช่วงเวลาที่ต้องย้อนหาสาเหตุเหลือสามสิบวันแทนที่จะเป็นสิบสองเดือน
ทำไมต้องซ่อนยอดตามบัญชีก่อนนับ
เพราะถ้าคนนับเห็นตัวเลขที่ควรจะเป็น จะนับให้ตรงกับตัวเลขนั้นโดยไม่รู้ตัว เช่นเมื่อนับได้ 98 แต่บัตรบอก 100 คนส่วนใหญ่จะนับใหม่จนได้ 100 หรือเขียน 100 ไปเลย ทำให้การนับไม่มีประโยชน์ วิธีแก้คือซ่อนคอลัมน์ยอดตามบัญชีก่อนพิมพ์ แล้วกรอกกลับเข้าไปหลังนับเสร็จ
นับได้มากกว่าบัญชี ถือว่าดีไหม
ไม่ดี แม้จะดูเหมือนได้ของเพิ่ม เพราะแปลว่าบัตรไม่ตรงกับของจริงเช่นเดียวกับกรณีที่นับได้น้อยกว่า มักเกิดจากการรับเข้าแล้วไม่ได้ลงบัตร ผลคือตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจสั่งซื้อครั้งถัดไปจะผิด และอาจสั่งของที่ยังมีอยู่มาเพิ่มอีก
ผลต่างที่พบบ่อยที่สุดมาจากอะไร
จ่ายยาให้คนไข้แล้วไม่ได้ลงบัตร ซึ่งมักเกิดตอนคลินิกยุ่ง รองลงมาคือของแตกหรือหมดอายุแล้วทิ้งโดยไม่ได้บันทึก การหยิบเวชภัณฑ์ไปใช้ในคลินิกเอง และการรับเข้าไม่ครบตามใบส่งของแต่เซ็นรับไปแล้ว ข้อสุดท้ายเรียกคืนกับผู้ขายได้หากพบเร็วพอ ซึ่งเป็นเหตุผลหนึ่งที่ควรนับสม่ำเสมอ
ทะเบียนคุมพัสดุกับใบนับสต๊อก ต่างกันอย่างไร
ใบนับสต๊อกตอบว่ามีของอยู่กี่ชิ้น ณ วันที่นับ ใช้กับของสิ้นเปลืองอย่างยาและเวชภัณฑ์ที่ใช้แล้วหมดไป ส่วนทะเบียนคุมพัสดุตอบว่าของอยู่ที่ไหนและใครเป็นผู้รับผิดชอบ ใช้กับครุภัณฑ์อย่างเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ยืมกันได้ระหว่างห้อง ไฟล์นี้มีทั้งสองชีตอยู่ในไฟล์เดียวกัน ส่วนเครื่องมือแพทย์ที่ต้องสอบเทียบตามรอบควรใช้ทะเบียนสอบเทียบแยกต่างหาก
อ่านต่อ
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Stock Card ยา (Excel) ฟรี
- 7 จุดรั่วของสต๊อกยาในคลินิกที่กินกำไรเงียบๆ
- ดาวน์โหลดตารางติดตามวันหมดอายุยา (Excel) ฟรี
- FEFO หมุนเวียนยาให้ของใกล้หมดอายุถูกใช้ก่อน
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเบิกยา (Excel) ฟรี
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสรุปรายรับประจำวันคลินิก (Excel) ฟรี
- การเงินคลินิก เข้าใจกำไรจริง ต้นทุนจริง และตั้งราคาให้ไม่ขาดทุน
- สต๊อกยาคลินิก จัดการอย่างไรให้ไม่ขาด ไม่ล้น และไม่หมดอายุ