ระบบสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ในคลินิก: 7 จุดที่มักทำให้ขาดทุนโดยไม่รู้ตัว
คลินิกส่วนใหญ่ทุ่มเวลาไปกับระบบนัดหมายและเวชระเบียน แต่ลืมไปว่าสต๊อกยาที่จัดการไม่ดีก็กัดกินกำไรได้เงียบๆ เหมือนกัน ต่อไปนี้คือจุดที่มักเกิดปัญหาบ่อยที่สุด พร้อมทางแก้
1. ยาหมดอายุโดยไม่มีการแจ้งเตือน
คลินิกที่ยังจดสต๊อกด้วยมือหรือใช้ Excel มักไม่มีใครนั่งไล่เช็กวันหมดอายุทีละขวด สุดท้ายก็ต้องทิ้งยาที่ยังไม่ได้ใช้ ระบบที่ดีควรเตือนล่วงหน้าราว 1-3 เดือนก่อนหมดอายุ จะได้มีเวลาจัดการ ไม่ว่าจะเร่งใช้หรือคืนซัพพลายเออร์
2. ยอดสต๊อกจริงไม่ตรงกับระบบ
พอไม่มีการตัดสต๊อกอัตโนมัติทุกครั้งที่จ่ายยา ยอดในระบบกับของบนชั้นก็ค่อยๆ เพี้ยนไปเรื่อยๆ จนวันตรวจนับสต๊อกกลายเป็นฝันร้าย ต้องมานั่งไล่หาว่าตัวเลขหายไปไหน
3. สั่งซื้อซ้ำซ้อนหรือสั่งไม่ทัน
ไม่มีข้อมูลอัตราการใช้ยาแต่ละตัว เจ้าของคลินิกก็ต้องสั่งซื้อตามความรู้สึก บางตัวสั่งเผื่อจนจมทุนอยู่บนชั้น บางตัวสั่งน้อยไปจนขาดสต๊อกพอดีช่วงคนไข้แน่น
4. สต๊อกกับเวชระเบียนไม่เชื่อมกัน
เมื่อสองระบบนี้แยกกันคนละที่ พนักงานต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำสองรอบ นอกจากเสียเวลาแล้ว ยิ่งกรอกซ้ำก็ยิ่งมีโอกาสพิมพ์ผิดหรือลืมกรอก
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →5. ไม่มีรายงานต้นทุนต่อเคสหรือต่อหัตถการ
คลินิกความงามหรือทันตกรรมที่มีหัตถการหลายแบบ ควรรู้ต้นทุนยาและเวชภัณฑ์ของแต่ละหัตถการแยกกันชัดเจน ไม่งั้นจะตั้งราคาขายแบบเดาสุ่ม แล้วก็ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจริงๆ แล้วกำไรต่อเคสเหลือเท่าไหร่
6. หลายสาขาแต่ระบบไม่เชื่อมกัน
สาขาไหนใช้สมุดจด สาขาไหนใช้ไฟล์ของตัวเอง เจ้าของก็มองภาพรวมสต๊อกทั้งหมดไม่ออก และเสียโอกาสโอนยาระหว่างสาขาตอนที่สาขาหนึ่งขาด อีกสาขาหนึ่งมีเหลือ
7. ไม่มีสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงาน
พนักงานทุกคนแก้ไขสต๊อกได้เท่ากันหมด นี่คือความเสี่ยงทั้งเรื่องความผิดพลาดและการทุจริต ควรกำหนดให้ชัดว่าใครเพิ่มสต๊อกได้ ใครปรับยอดได้ ใครแค่ดูรายงาน
แนวทางแก้ไขด้วยระบบบริหารจัดการที่ครบวงจร
ทั้ง 7 ข้อนี้แก้ได้ด้วยระบบเดียวที่เชื่อมสต๊อกยาเข้ากับเวชระเบียนและนัดหมาย ข้อมูลไหลต่อกันเองโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ Jib OS ออกแบบมาสำหรับคลินิกความงาม ทันตกรรม และคลินิกทั่วไป ให้จัดการสต๊อกได้ง่ายขึ้น พร้อมดูภาพรวมลูกค้าที่ทักเข้ามาจากช่องทางแชตต่างๆ ผ่าน Jib OS
ส่วนคลินิกที่มีบริการตรวจเฉพาะทาง เช่น การตรวจ NIPT หรือแพ็กเกจตรวจสุขภาพเฉพาะกลุ่ม ยิ่งต้องการระบบสต๊อกที่แม่นยำ เพราะชุดตรวจพวกนี้ต้นทุนสูงและมีวันหมดอายุที่ต้องจับตาใกล้ชิดกว่ายาทั่วไป ดูตัวอย่างการจัดหมวดหมู่บริการตรวจได้ที่ hdmall.co.th/find/nipt
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →สรุป
สต๊อกยาที่จัดการไม่ดีกัดกินกำไรคลินิกได้โดยที่เจ้าของแทบไม่รู้ตัว ทางออกคือเลือกระบบที่รวมสต๊อก เวชระเบียน และนัดหมายไว้ในที่เดียว ลดความผิดพลาด และทำให้เห็นต้นทุนที่แท้จริงชัดขึ้น ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Jib OS
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าคลินิกใช้ Excel หรือสมุดจดสต๊อกอยู่แล้ว จะย้ายมาใช้ระบบแบบนี้ยากไหม
การย้ายข้อมูลหลักๆ คือรายการยา จำนวนคงเหลือ และข้อมูลลูกค้า/เวชระเบียนที่มีอยู่เดิม ซึ่งสามารถทยอยกรอกเข้าระบบใหม่ได้โดยไม่ต้องหยุดให้บริการคลินิก ช่วงแรกอาจต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับหน้าจอและขั้นตอนการตัดสต๊อก แต่เมื่อระบบเชื่อมสต๊อกกับเวชระเบียนและนัดหมายเข้าด้วยกันแล้ว จะไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำสองรอบเหมือนตอนใช้ Excel แยกกับสมุดจด
พนักงานที่ไม่เก่งคอมพิวเตอร์จะใช้ระบบแบบนี้ได้ไหม
ใช้ได้ เพราะระบบที่เชื่อมสต๊อกกับเวชระเบียนและนัดหมายไว้ในที่เดียวถูกออกแบบมาให้ลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลซ้ำ ซึ่งช่วยลดโอกาสพิมพ์ผิดหรือลืมกรอกที่มักเกิดกับพนักงานใหม่อยู่แล้ว นอกจากนี้ยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงานได้ เช่น ให้พนักงานบางคนดูรายงานได้อย่างเดียวโดยไม่ต้องแก้ไขสต๊อก จึงลดความเสี่ยงจากความไม่คุ้นเคยของพนักงานลงไปได้อีกชั้น
ข้อมูลสต๊อกและข้อมูลคนไข้ในระบบจะปลอดภัยแค่ไหน
ความปลอดภัยของข้อมูลขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงาน ซึ่งเป็นหนึ่งในจุดที่บทความนี้แนะนำให้ทำ คือกำหนดให้ชัดว่าใครเพิ่มสต๊อกได้ ใครปรับยอดได้ และใครดูรายงานได้อย่างเดียว การจำกัดสิทธิ์แบบนี้ช่วยลดทั้งความผิดพลาดจากการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตและความเสี่ยงเรื่องการทุจริตไปพร้อมกัน
คลินิกสาขาเดียวจำเป็นต้องใช้ระบบที่เชื่อมสต๊อกกับเวชระเบียนหรือไม่
จำเป็น เพราะปัญหาสต๊อกยาหมดอายุโดยไม่รู้ตัว ยอดสต๊อกไม่ตรงกับของจริง และการกรอกข้อมูลซ้ำระหว่างระบบสต๊อกกับเวชระเบียน เกิดขึ้นได้กับคลินิกสาขาเดียวเช่นกัน ไม่จำเป็นต้องมีหลายสาขาจึงจะได้ประโยชน์จากการเชื่อมระบบ เพราะการเชื่อมข้อมูลช่วยลดความผิดพลาดและทำให้เห็นต้นทุนต่อเคสได้ชัดขึ้นตั้งแต่สาขาแรก
คลินิกความงามกับคลินิกทันตกรรมต้องใช้ระบบสต๊อกที่ต่างกันหรือไม่
ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบที่ต่างกัน เพราะ Jib OS ออกแบบมาให้ครอบคลุมทั้งคลินิกความงาม ทันตกรรม และคลินิกทั่วไปในระบบเดียวกัน สิ่งสำคัญคือระบบต้องสามารถแยกรายงานต้นทุนยาและเวชภัณฑ์ตามหัตถการแต่ละประเภทได้ ซึ่งจำเป็นมากสำหรับคลินิกที่มีหัตถการหลากหลายอย่างความงามและทันตกรรม เพื่อให้รู้กำไรต่อเคสที่แท้จริงของแต่ละบริการ
ถ้ามีหลายสาขา ระบบนี้ช่วยให้โอนยาระหว่างสาขาได้จริงหรือ
ช่วยได้ เพราะเมื่อระบบสต๊อกของทุกสาขาเชื่อมเป็นภาพเดียวกัน เจ้าของคลินิกจะเห็นว่าสาขาใดมียาเหลือและสาขาใดกำลังขาด ทำให้ตัดสินใจโอนยาระหว่างสาขาได้ทันที ต่างจากกรณีที่แต่ละสาขาใช้สมุดจดหรือไฟล์ของตัวเองแยกกัน ซึ่งทำให้มองภาพรวมสต๊อกทั้งหมดไม่ออกและพลาดโอกาสโอนยาไปช่วยกันได้ทันเวลา
อ่านต่อ
- คู่มือฉบับเต็ม: โปรแกรมคลินิก คืออะไร เลือกอย่างไรให้เหมาะกับคลินิกของคุณ
- เปิดคลินิกใหม่ต้องใช้ระบบอะไรบ้าง? เช็กลิสต์ก่อนเริ่มธุรกิจคลินิก
- ระบบคลินิกกับ LINE OA ต่างกันอย่างไร ใช้ตัวไหนดีสำหรับคลินิกความงาม
- 5 สัญญาณที่บอกว่าคลินิกของคุณต้องเปลี่ยนโปรแกรมบริหารคลินิกได้แล้ว
- ดาวน์โหลดตารางเช็คยาหมดอายุ (Excel) ฟรี สำหรับคลินิก
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเบิกยา (Excel) ฟรี สำหรับคลินิกและห้องพยาบาล
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มบันทึกอุณหภูมิตู้เย็นเก็บวัคซีน (Excel) ฟรี
- ดาวน์โหลดใบนับสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ (Excel) ฟรี
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสรุปรายรับประจำวันคลินิก (Excel) ฟรี
- การเงินคลินิก เข้าใจกำไรจริง ต้นทุนจริง และตั้งราคาให้ไม่ขาดทุน
- สต๊อกยาคลินิก จัดการอย่างไรให้ไม่ขาด ไม่ล้น และไม่หมดอายุ