เอกสารรับคนไข้ใหม่ที่คลินิกควรมี 3 ฉบับ
คนไข้ใหม่ที่เดินเข้าคลินิกมักได้เอกสารมาเซ็นสามถึงสี่ฉบับ และเหตุผลที่ต้องแยกเป็นหลายฉบับไม่ใช่เรื่องความยุ่งยาก แต่เพราะแต่ละฉบับทำหน้าที่คนละอย่างและอยู่ภายใต้ข้อกำหนดคนละชุด
บทความนี้อธิบายว่าแต่ละฉบับมีไว้ทำอะไร จุดที่คลินิกมักเขียนไม่ครบ และมีแบบร่างให้ดาวน์โหลดไปปรับใช้ เลือกภาษาคู่กับภาษาไทยได้ 14 ภาษา สำหรับคลินิกที่รับคนไข้ต่างชาติ
แบบซักประวัติผู้ป่วย (Word) หนังสือยินยอม PDPA (Word) เงื่อนไขการชำระเงิน (Word)
สำคัญมาก อ่านก่อนใช้ ทั้งสามไฟล์เป็น แบบร่างเพื่อใช้อ้างอิงเท่านั้น ไม่ใช่เอกสารสำเร็จรูปที่นำไปใช้ได้ทันที เอกสารยินยอมเป็นเอกสารทางกฎหมายที่มีผลผูกพัน และแบบซักประวัติเป็นเครื่องมือคัดกรองทางคลินิก ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบ และให้ผู้ประกอบวิชาชีพของคลินิกทบทวนรายการคัดกรอง ก่อนนำไปใช้กับคนไข้จริงทุกครั้ง
ทำไมต้องแยกเป็นหลายฉบับ
เพราะสามเรื่องนี้อยู่ภายใต้ข้อกำหนดคนละชุด และมีผลต่างกันเมื่อคนไข้ปฏิเสธ
| เอกสาร | ทำหน้าที่อะไร | ถ้าคนไข้ไม่ยินยอม |
|---|---|---|
| แบบซักประวัติ | คัดกรองความเสี่ยงก่อนการรักษา | รักษาต่อไม่ได้อย่างปลอดภัย |
| ยินยอม PDPA | อนุญาตให้เก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคล | บางส่วนกระทบการให้บริการ บางส่วนไม่กระทบ |
| เงื่อนไขการชำระเงิน | ข้อตกลงทางการค้า | เป็นเรื่องที่ต้องตกลงกันก่อนเริ่ม |
การรวมทุกอย่างไว้ในใบเดียวคือปัญหาที่พบบ่อยที่สุด เพราะทำให้คนไข้ที่ไม่อยากรับข้อมูลการตลาด กลายเป็นคนที่ต้องเซ็นยินยอมทั้งหมดหรือไม่เซ็นเลย ซึ่งไม่ใช่ความยินยอมที่ให้โดยอิสระ
1. แบบซักประวัติผู้ป่วย
เป็นเอกสารทางคลินิก ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมาย หน้าที่ของมันคือทำให้ทีมรู้สิ่งที่ต้องรู้ก่อนลงมือรักษา
สี่กลุ่มข้อมูลที่ควรมี
- ข้อมูลติดต่อและผู้ติดต่อฉุกเฉิน
- โรคประจำตัวและภาวะที่มีผลต่อการรักษา
- ประวัติการแพ้ยา อาหาร ยาชา และลาเท็กซ์
- ยาที่รับประทานเป็นประจำ
ข้อที่คลินิกมักไม่ได้ถามและควรถาม คือรายการที่เปลี่ยนวิธีรักษาโดยตรง เช่น การรับประทานยาละลายลิ่มเลือด การมีลิ้นหัวใจเทียมหรือข้อเทียม การใส่เครื่องกระตุ้นหัวใจ และการตั้งครรภ์
รายการในไฟล์เป็นจุดตั้งต้น ไม่ใช่รายการที่ครบสำหรับทุกคลินิก คลินิกที่ทำหัตถการต่างกันต้องคัดกรองต่างกัน ผู้ประกอบวิชาชีพของคลินิกต้องทบทวนและเพิ่มรายการให้ตรงกับงานที่ทำจริง เพราะข้อที่ขาดไปในแบบฟอร์ม คือคำถามที่ทีมจะไม่ได้ถาม
2. หนังสือให้ความยินยอม PDPA
เป็นฉบับที่ยาวที่สุดและเป็นฉบับที่คลินิกเขียนพลาดบ่อยที่สุด
หลักที่สำคัญที่สุดคือแยกวัตถุประสงค์ออกจากกัน ความยินยอมต้องให้โดยอิสระ ซึ่งแปลว่าคนไข้ต้องเลือกยินยอมเรื่องหนึ่งโดยไม่ยินยอมอีกเรื่องได้
แบบร่างในไฟล์จึงแยกเป็นสามส่วน
- 2.1 เพื่อการให้บริการทางการแพทย์ การตรวจ รักษา นัดหมาย ส่งต่อ เรียกเก็บเงิน และเก็บเวชระเบียนตามกฎหมาย
- 2.2 เพื่อการตลาดและการติดต่อสื่อสาร โปรโมชัน บริการใหม่ และการเชิญกลับมาตามรอบ แยกช่องยินยอมต่างหาก และการไม่ยินยอมต้องไม่กระทบการรักษา
- 2.3 เพื่อการเผยแพร่ภาพผลการรักษา แยกอีกข้อหนึ่ง เพราะการถ่ายภาพเพื่อการรักษากับการนำภาพไปลงสื่อของคลินิกเป็นคนละวัตถุประสงค์ และยังอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการโฆษณาสถานพยาบาลด้วย
ข้อ 2.2 มีผลกับการทำการตลาดโดยตรง คลินิกที่อยากส่งโปรโมชันหาคนไข้เดิม แต่เอกสารยินยอมที่คนไข้เซ็นไว้ไม่มีข้อนี้ จะอยู่ในสถานะที่ลำบาก เพราะมีข้อมูลอยู่แต่ใช้เพื่อการตลาดไม่ได้
นี่คือเหตุผลที่ควรแก้เอกสารก่อนเริ่มทำแคมเปญ ไม่ใช่หลังจากนั้น เพราะความยินยอมที่ไม่ได้ขอไว้ตั้งแต่ต้น ต้องกลับไปขอใหม่ทีละคน รายละเอียดเรื่องการส่งข้อความหาคนไข้เดิมอยู่ในบทความเรื่องแคมเปญหาคนไข้เดิม
อีกข้อที่มักเขียนกว้างเกินจริง คือรายชื่อผู้ที่อาจได้รับการเปิดเผยข้อมูล คลินิกจำนวนมากลอกรายการยาวๆ มาโดยที่ไม่ได้ส่งข้อมูลให้คนเหล่านั้นจริง ซึ่งไม่ได้ทำให้ปลอดภัยขึ้น ควรระบุเฉพาะคู่ค้าที่ใช้จริง เช่น แล็บทันตกรรมที่ส่งงาน ผู้ให้บริการระบบที่คลินิกใช้ และผู้ให้บริการชำระเงิน
3. ใบยินยอมเงื่อนไขการชำระเงิน
สั้นที่สุดในสามฉบับ และเป็นฉบับที่ป้องกันข้อพิพาทได้มากที่สุดต่อความยาว
สองข้อที่เกิดปัญหาบ่อยที่สุดและมักไม่ได้เขียนไว้
- เงื่อนไขการเลื่อนหรือยกเลิกนัด ต้องแจ้งล่วงหน้ากี่ชั่วโมง และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่
- เงื่อนไขการคืนเงินสำหรับคอร์สหรือแพ็กเกจ คนไข้ที่ซื้อคอร์ส 10 ครั้งแล้วใช้ไป 3 ครั้ง ขอคืนได้เท่าไหร่
ข้อหลังสำคัญเป็นพิเศษกับคลินิกความงามและกายภาพบำบัด ที่ขายเป็นคอร์ส เพราะเงินที่รับล่วงหน้ายังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะให้บริการครบ และการไม่มีเงื่อนไขเขียนไว้ทำให้ทุกกรณีกลายเป็นการต่อรองรายคน
ควรตรวจสอบด้วยว่าอัตราค่าบริการที่เขียนในเอกสารตรงกับที่แสดงไว้ ณ สถานพยาบาล ซึ่งเป็นข้อกำหนดแยกอีกข้อหนึ่ง รายละเอียดอยู่ในบทความเรื่องป้ายที่คลินิกต้องติด
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →ใส่เลขที่เอกสารและเลขฉบับแก้ไข
เป็นรายละเอียดที่คลินิกใหญ่ทำกันเป็นปกติ แต่คลินิกเล็กมักข้าม
ที่มุมล่างของเอกสารควรมีเลขที่แบบฟอร์มและเลขฉบับแก้ไขพร้อมวันที่มีผล เช่น `F-PDPA-01 Rev.01`
เหตุผลไม่ใช่ความเป็นระเบียบ แต่คือเมื่อเกิดข้อโต้แย้งขึ้นในอีกสองปี คุณต้องตอบให้ได้ว่าคนไข้คนนั้นเซ็นข้อความเวอร์ชันไหน คลินิกที่แก้เอกสารเรื่อยๆ โดยไม่ใส่เลขฉบับ จะมีเอกสารที่เซ็นแล้วหลายเวอร์ชันปนกันอยู่ในแฟ้ม โดยไม่มีทางแยกออก
และเมื่อแก้เอกสารใหม่ ควรบันทึกไว้ด้วยว่าแก้อะไรและมีผลตั้งแต่เมื่อไหร่
ทำสองภาษาถ้ารับคนไข้ต่างชาติ
คลินิกที่รับคนไข้ต่างชาติควรทำเอกสารสองภาษาในฉบับเดียวกัน ไม่ใช่แยกเป็นฉบับไทยกับฉบับอังกฤษ
เหตุผลคือฉบับแยกทำให้เกิดคำถามว่าฉบับไหนมีผล และเมื่อแก้ฉบับหนึ่งแล้วลืมแก้อีกฉบับ ข้อความจะไม่ตรงกันโดยไม่มีใครรู้
แบบร่างทั้งสามไฟล์ใช้รูปแบบไทยและอังกฤษในบรรทัดเดียวกัน ซึ่งเป็นรูปแบบที่คลินิกที่รับคนไข้ต่างชาติในไทยใช้กันอยู่แล้ว รายละเอียดเรื่องการรับคนไข้ต่างชาติอยู่ในบทความเรื่องคลินิกไทยที่รับคนไข้ต่างชาติ
เมื่อกระดาษเริ่มเป็นปัญหา
เอกสารสามฉบับต่อคนไข้หนึ่งคน คูณด้วยคนไข้ใหม่เดือนละร้อยคน คือกระดาษสามร้อยแผ่นต่อเดือนที่ต้องเก็บและหาให้เจอเมื่อต้องใช้
สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเปลี่ยน
- หาเอกสารยินยอมของคนไข้คนหนึ่งไม่เจอเมื่อต้องใช้
- ไม่รู้ว่าคนไข้คนไหนยินยอมรับข้อมูลการตลาดบ้าง จึงไม่กล้าส่งเลย
- แก้ข้อความในเอกสารแล้วไม่รู้ว่าใครเซ็นเวอร์ชันเก่าไว้บ้าง
ข้อที่สองมีต้นทุนสูงที่สุดและมองไม่เห็น เพราะคลินิกที่ไม่รู้ว่าใครยินยอมบ้าง มักเลือกไม่ส่งอะไรเลย ซึ่งเท่ากับเสียประโยชน์จากความยินยอมที่คนไข้ให้ไว้แล้ว
ข้อควรระวัง
แบบร่างทั้งสามไฟล์เป็นจุดตั้งต้นเพื่อใช้อ้างอิง ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ข้อความที่เหมาะสมขึ้นกับลักษณะการดำเนินงานของแต่ละคลินิก ประเภทข้อมูลที่เก็บจริง และคู่ค้าที่เกี่ยวข้องจริง
ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบและปรับข้อความก่อนนำไปใช้กับคนไข้จริง และสำหรับแบบซักประวัติ ต้องให้ผู้ประกอบวิชาชีพของคลินิกทบทวนรายการคัดกรองให้ตรงกับหัตถการที่ให้บริการ
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →คำถามที่พบบ่อย
คลินิกต้องให้คนไข้ใหม่เซ็นเอกสารอะไรบ้าง
โดยทั่วไปมีสามฉบับที่ทำหน้าที่ต่างกัน คือแบบซักประวัติผู้ป่วยซึ่งเป็นเครื่องมือคัดกรองทางคลินิก หนังสือให้ความยินยอมเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย PDPA และใบยินยอมเงื่อนไขการชำระค่าบริการซึ่งเป็นข้อตกลงทางการค้า แต่ละฉบับอยู่ภายใต้ข้อกำหนดคนละชุดและมีผลต่างกันเมื่อคนไข้ไม่ยินยอม จึงไม่ควรรวมไว้ในใบเดียว
ทำไมความยินยอมเรื่องการตลาดต้องแยกจากการรักษา
เพราะความยินยอมต้องให้โดยอิสระ คนไข้ต้องเลือกยินยอมให้ใช้ข้อมูลเพื่อการรักษาโดยไม่ยินยอมให้ส่งข้อมูลการตลาดได้ และการไม่ยินยอมเรื่องการตลาดต้องไม่กระทบต่อการเข้ารับบริการ การรวมทุกวัตถุประสงค์ไว้ในช่องเดียวทำให้คนไข้ต้องเลือกระหว่างยินยอมทั้งหมดหรือไม่เซ็นเลย ซึ่งไม่ใช่ความยินยอมที่ให้โดยอิสระ
คลินิกอยากส่งโปรโมชันหาคนไข้เดิม ต้องมีอะไรก่อน
ต้องมีความยินยอมเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดที่คนไข้ให้ไว้แยกจากความยินยอมเพื่อการรักษา คลินิกจำนวนมากมีข้อมูลคนไข้ครบแต่เอกสารยินยอมที่เซ็นไว้ไม่ครอบคลุมการตลาด จึงใช้ข้อมูลนั้นทำแคมเปญไม่ได้ และการกลับไปขอความยินยอมใหม่ทีละคนยากกว่าการขอไว้ตั้งแต่ตอนรับคนไข้ใหม่มาก จึงควรแก้เอกสารก่อนเริ่มทำแคมเปญ
แบบซักประวัติควรถามอะไรบ้าง
อย่างน้อยควรครอบคลุมข้อมูลติดต่อและผู้ติดต่อฉุกเฉิน โรคประจำตัว ประวัติการแพ้ยา อาหาร ยาชาและลาเท็กซ์ และยาที่รับประทานเป็นประจำ นอกจากนี้ควรถามรายการที่เปลี่ยนวิธีรักษาโดยตรง เช่น การใช้ยาละลายลิ่มเลือด การมีลิ้นหัวใจเทียมหรือข้อเทียม และการตั้งครรภ์ ทั้งนี้รายการที่เหมาะสมต่างกันตามหัตถการที่คลินิกให้บริการ ผู้ประกอบวิชาชีพของคลินิกจึงต้องทบทวนและเพิ่มรายการเอง
ใช้แบบร่างเหล่านี้ได้เลยไหม
ไม่ควร ทั้งสามไฟล์เป็นแบบร่างเพื่อใช้อ้างอิงและปรับต่อ ไม่ใช่เอกสารสำเร็จรูป เอกสารยินยอมเป็นเอกสารทางกฎหมายที่มีผลผูกพันและข้อความที่เหมาะสมขึ้นกับการดำเนินงานจริงของแต่ละคลินิก ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบก่อนใช้ และสำหรับแบบซักประวัติต้องให้ผู้ประกอบวิชาชีพทบทวนรายการคัดกรองเพิ่มเติมด้วย
ทำไมต้องใส่เลขฉบับแก้ไขบนเอกสาร
เพื่อให้ตอบได้ว่าคนไข้แต่ละคนเซ็นข้อความเวอร์ชันไหน คลินิกที่แก้ไขเอกสารเป็นระยะโดยไม่ใส่เลขฉบับจะมีเอกสารที่เซ็นแล้วหลายเวอร์ชันปนกันอยู่ในแฟ้มโดยไม่มีทางแยกออก ซึ่งเป็นปัญหาเมื่อเกิดข้อโต้แย้งในภายหลัง ควรระบุเลขที่แบบฟอร์ม เลขฉบับแก้ไข และวันที่มีผลไว้ที่มุมล่างของทุกฉบับ
อ่านต่อ
- ป้ายคลินิก ต้องติดอะไรบ้างตามกฎหมาย
- ส่งข้อความหาคนไข้เดิมทีละหลายร้อยคน ทำยังไงไม่ให้เสียมากกว่าได้
- ดาวน์โหลดแบบฟอร์มบัตร OPD (Excel, Word, PDF) ฟรี
- เช็กลิสต์ระบบที่ควรเตรียมก่อนเปิดคลินิก
- กฎโฆษณาคลินิกที่ต้องรู้ก่อนลงโฆษณา
- คลินิกไทยที่รับคนไข้ต่างชาติ ควรเริ่มจากตรงไหน
- สร้างเอกสารรับคนไข้ใหม่ ใส่โลโก้และเลือกภาษาคู่ พิมพ์ได้เลย
- ป้ายแสดงอัตราค่ารักษาพยาบาล คลินิกต้องติดอะไรบ้าง พร้อมแบบฟอร์มฟรี
- เช็กลิสต์รับพนักงานใหม่คลินิก ข้อไหนห้ามข้ามก่อนวันแรก
- ทะเบียนภาพก่อน-หลัง คลินิกความงามควรบันทึกอะไรบ้าง