บัตรประวัติลูกค้า ร้านความงามและสปา ควรมีช่องอะไรบ้าง
บัตรประวัติลูกค้า คือบันทึกว่าลูกค้าคนนี้เคยทำอะไร ใช้ผลิตภัณฑ์อะไร และมีอะไรที่ต้องเลี่ยง เพื่อให้พนักงานคนถัดไปให้บริการได้เหมือนเดิม ฟรี ฝากอีเมลไว้แล้วดาวน์โหลดได้ทันที
ไม่ใช่เวชระเบียน และไม่ควรเรียกแบบนั้น
ร้านเสริมสวย สปา และเวลเนส ไม่ใช่สถานพยาบาล จึงไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดเรื่องเวชระเบียน ทั้งเรื่องรายการที่ต้องบันทึกและระยะเวลาการเก็บ
แต่ยังอยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เพราะข้อมูลสุขภาพและประวัติแพ้เป็นข้อมูลอ่อนไหว จึงควรเก็บในที่ที่ล็อกได้ กำหนดว่าใครเข้าถึงได้ และขอความยินยอมจากลูกค้า
ความต่างระหว่างสถานพยาบาลกับร้านทั่วไปอยู่ในบทความเรื่องประเภทสถานพยาบาล
ช่องที่คุ้มค่าที่สุดคือช่องสุดท้าย
ร้านส่วนใหญ่บันทึกว่าทำอะไรและคิดเงินเท่าไหร่ แต่ไม่บันทึกว่าลูกค้ารู้สึกอย่างไร
ผลคือพนักงานคนถัดไปทำผิดซ้ำเรื่องเดิม น้ำร้อนเกินไป แรงกดหนักเกินไป หรือกลิ่นที่ลูกค้าไม่ชอบ
และลูกค้าก็เงียบหายไปโดยไม่บอกเหตุผล เพราะเรื่องเล็กเกินกว่าจะบ่น แต่ใหญ่พอที่จะไม่กลับมา
บัตรนี้จึงมีช่อง "สิ่งที่ลูกค้าขอให้เลี่ยงครั้งหน้า" อยู่ท้ายบัตร ซึ่งเป็นช่องที่ทำให้ลูกค้ากลับมามากกว่าช่องอื่นทั้งหมดรวมกัน
ช่องแพ้ต้องอยู่บนสุด
เป็นช่องเดียวที่ถ้าไม่ได้อ่านก่อนเริ่มงาน จะเกิดผลเสียทันที
จึงอยู่ตรงกลางบัตรในตำแหน่งที่เห็นก่อน ตีเส้นสีแดง และเขียนกำกับไว้ว่าหากไม่มีให้เขียนว่า "ไม่มี"
เพราะช่องว่างแปลได้สองอย่าง คือลูกค้าไม่แพ้อะไร กับยังไม่มีใครถาม และพนักงานคนถัดไปไม่มีทางรู้ว่าอันไหน
หลักการเดียวกับช่องประวัติแพ้ยาบนใบส่งตัวผู้ป่วย
ในไฟล์มีอะไร
บัตรหนึ่งใบต่อลูกค้าหนึ่งคน พิมพ์แล้วเขียนด้วยมือได้เลย
- ข้อมูลติดต่อและวันเกิด สำหรับส่งข้อความวันเกิด
- สภาพผิวหรือสภาพเส้นผม และยาหรืออาหารเสริมที่ใช้ประจำ
- ประวัติแพ้และข้อควรระวัง ตีกรอบแดง
- ตารางบันทึก 12 ครั้ง ว่าวันไหนทำอะไร ใช้ผลิตภัณฑ์อะไร ใครให้บริการ
- สิ่งที่ลูกค้าขอให้เลี่ยงครั้งหน้า
ช่องผลิตภัณฑ์ที่ใช้สำคัญกว่าที่คิด เพราะเมื่อลูกค้าบอกว่าครั้งที่แล้วดีมาก คุณต้องตอบได้ว่าครั้งที่แล้วใช้อะไร
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →บริการที่มีความเสี่ยงต้องทดสอบก่อน
การทำสีผม ต่อขนตา และผลัดเซลล์ผิวด้วยสารเคมี ควรทดสอบการแพ้ก่อนทุกครั้งกับลูกค้าใหม่ และควรบันทึกไว้แยก รายละเอียดและแบบฟอร์มอยู่ในบทความเรื่องบันทึกการทดสอบการแพ้
ข้อควรระวัง
ไฟล์นี้เป็นแบบฟอร์มทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือทางการแพทย์ ร้านที่ให้บริการซึ่งเข้าข่ายเป็นการประกอบโรคศิลปะหรือเวชกรรม อาจอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของสถานพยาบาล ควรตรวจสอบว่าบริการที่ร้านให้เข้าข่ายหรือไม่ กับหน่วยงานที่รับผิดชอบ
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถามที่พบบ่อย
บัตรประวัติลูกค้าร้านความงามต้องมีอะไรบ้าง
ควรมีข้อมูลติดต่อ สภาพผิวหรือเส้นผม ยาหรืออาหารเสริมที่ใช้ประจำ ประวัติแพ้และข้อควรระวัง ตารางบันทึกว่าแต่ละครั้งทำบริการอะไรและใช้ผลิตภัณฑ์อะไร ใครเป็นผู้ให้บริการ และสิ่งที่ลูกค้าขอให้เลี่ยงครั้งหน้า ช่องสุดท้ายเป็นช่องที่ร้านส่วนใหญ่ไม่มี ทั้งที่มีผลกับการกลับมาใช้บริการมากที่สุด
ร้านเสริมสวยและสปาต้องทำเวชระเบียนไหม
ไม่ต้อง เพราะไม่ใช่สถานพยาบาล จึงไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดเรื่องเวชระเบียน และไม่ควรเรียกเอกสารของร้านว่าเวชระเบียน อย่างไรก็ตามข้อมูลสุขภาพและประวัติแพ้เป็นข้อมูลอ่อนไหวภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล จึงควรเก็บให้ปลอดภัย กำหนดผู้เข้าถึง และขอความยินยอมจากลูกค้า
ช่องประวัติแพ้เว้นว่างได้ไหม
ไม่ควร เพราะช่องว่างแปลได้สองอย่าง คือลูกค้าไม่แพ้อะไร กับยังไม่มีใครถาม และพนักงานคนถัดไปไม่มีทางรู้ว่าเป็นกรณีไหน ควรเขียนว่าไม่มีแทนการปล่อยว่าง เพื่อให้ทุกคนที่หยิบบัตรขึ้นมามั่นใจได้ว่ามีการถามแล้วจริง
เก็บบัตรประวัติลูกค้าไว้นานแค่ไหน
ไม่มีข้อกำหนดแบบเดียวกับเวชระเบียนของสถานพยาบาล แต่ควรกำหนดนโยบายของร้านเองและแจ้งลูกค้าไว้ในเอกสารยินยอม โดยหลักการคือเก็บเท่าที่จำเป็นต่อการให้บริการ และทำลายอย่างปลอดภัยเมื่อไม่ใช้แล้ว เพราะข้อมูลที่เก็บไว้โดยไม่มีเหตุผลคือความเสี่ยงที่ไม่ได้แลกกับประโยชน์อะไร
อ่านต่อ
- บันทึกการทดสอบการแพ้ สำหรับร้านความงามและสปา
- ดาวน์โหลดตารางติดตามคอร์สและแพ็กเกจ (Excel) ฟรี
- ดาวน์โหลดตารางคำนวณค่าคอมมิชชันพนักงานคลินิก (Excel) ฟรี
- คลินิกเวชกรรม คืออะไร ต่างจากสหคลินิกและคลินิกเฉพาะทางอย่างไร
- ทะเบียนสมาชิกและยอดเงินคงเหลือ เงินที่เติมไว้ยังไม่ใช่รายได้
- คู่มือสคริปต์แชทคลินิก 5 เล่ม แยกตามประเภทกิจการ ดาวน์โหลดฟรี