ทะเบียนนัดตรวจฟันตามรอบ ทำอย่างไรไม่ให้คนไข้หายไปเงียบๆ
คลินิกทันตกรรมอยู่ได้ด้วยรอบตรวจ ขูดหินปูนและตรวจฟันทุกหกเดือนคือรายได้ประจำที่คาดการณ์ได้ แต่เป็นรายได้ที่หายไปเงียบที่สุดเมื่อไม่มีใครดูแล ฟรี ฝากอีเมลไว้แล้วดาวน์โหลดได้ทันที
ปฏิทินนัดตอบคำถามผิดข้อ
ปฏิทินนัดบอกได้แค่ว่าใครจองแล้ว
แต่คำถามที่ทำเงินคือ ใครถึงรอบแล้วและยังไม่ได้จอง ซึ่งปฏิทินตอบไม่ได้ เพราะคนกลุ่มนี้ไม่ได้อยู่ในปฏิทินตั้งแต่ต้น
นี่คือเหตุผลที่คลินิกที่มีระบบนัดครบถ้วนก็ยังเสียคนไข้เดิมไปได้ ระบบทำงานถูกต้องทุกอย่าง แต่ไม่มีใครถามคำถามที่ถูก
ตัวเลขที่ทำให้เห็นภาพ
คลินิกที่มีคนไข้ในระบบ 800 คน รอบตรวจ 6 เดือน
800 ÷ 6 = ราว 133 คนถึงรอบต่อเดือน
= ราว 5 คนต่อวันทำการ| คนไข้ในระบบ | ถึงรอบต่อเดือน | ต่อวันทำการ |
|---|---|---|
| 300 | 50 | 1.9 |
| 800 | 133 | 5.1 |
| 1,500 | 250 | 9.6 |
ห้าคนต่อวันคือจำนวนที่โทรได้จริงระหว่างวัน ไม่ใช่งานที่ต้องจ้างคนเพิ่ม แต่คลินิกส่วนใหญ่ไม่ได้ทำเพราะไม่มีรายชื่อให้ดู
ในไฟล์มีอะไร
ชีต "ทะเบียนรอบตรวจ" ใส่คนไข้พร้อมวันที่มาครั้งล่าสุดและรอบที่ต้องการ วันครบรอบและจำนวนวันคำนวณให้เอง
- เลยกำหนดแล้ว ขึ้นสีแดง
- ถึงรอบภายใน 30 วัน ขึ้นสีเหลือง
- จองแล้ว ทั้งแถวเป็นสีเขียวและหลุดออกจากรายการที่ต้องติดต่อ
ชีต "บันทึกการติดต่อ" บันทึกว่าติดต่อใคร ทางไหน ครั้งที่เท่าไหร่ และผลเป็นอย่างไร
การติดต่อครั้งที่สองคือครั้งที่ได้ผล
คนไข้ส่วนใหญ่ไม่ตอบรับตั้งแต่ครั้งแรก ไม่ใช่เพราะไม่อยากมา แต่เพราะได้รับข้อความตอนไม่สะดวก
ปัญหาคือไม่มีใครโทรซ้ำถ้าไม่รู้ว่าเคยโทรไปแล้ว และนั่นคือเหตุผลที่ไฟล์นี้มีชีตบันทึกการติดต่อแยก ไม่ใช่แค่ช่องหมายเหตุ
ให้บันทึกทุกครั้ง แม้ติดต่อไม่ได้ เพราะ "โทรไม่ติด" กับ "ยังไม่ได้โทร" เป็นคนละสถานะและต้องทำคนละอย่างต่อ
More patients, and a system that runs the day
Jib OS brings new patients in, answers every one of them, and keeps the day running. Built by HDmall.
Or see what Jib OS is →เรื่องความยินยอมที่ต้องตรวจก่อน
การติดต่อคนไข้เดิมเพื่อแจ้งรอบตรวจ ต่างจากการส่งโปรโมชัน
แต่เอกสารยินยอมที่คนไข้เซ็นไว้อาจไม่ได้แยกสองเรื่องนี้ ควรตรวจสอบก่อนเริ่มติดต่อเป็นระบบ รายละเอียดอยู่ในบทความเรื่องเอกสารรับคนไข้ใหม่
ข้อควรระวัง
ไฟล์นี้เป็นเครื่องมือช่วยบันทึกทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือทางคลินิก รอบการตรวจที่เหมาะสมกับคนไข้แต่ละคนเป็นดุลยพินิจของทันตแพทย์ ไม่ใช่ตัวเลขมาตรฐานเดียวกันทุกคน
เคล็ดลับบริหารคลินิก ส่งตรงถึงอีเมลคุณ
เจ้าของและผู้บริหารคลินิกกว่า 20,000 คน รับข่าวสารจากเราอยู่แล้ว
สำหรับเจ้าของคลินิกและผู้ที่กำลังจะเปิด — วิธีให้คนไข้ใหม่เจอคลินิกบน Google และให้ AI อย่าง ChatGPT และ Claude แนะนำคลินิกของคุณ วิธีลดงานหน้าเคาน์เตอร์และคนไข้ไม่มาตามนัด และเรื่องที่คลินิกอื่นเจอมาก่อน
ส่งสัปดาห์ละครั้ง · ไม่มีสแปม ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถามที่พบบ่อย
ทะเบียนรอบตรวจต่างจากปฏิทินนัดอย่างไร
ปฏิทินนัดบอกได้ว่าใครจองแล้ว ส่วนทะเบียนรอบตรวจตอบคำถามว่าใครถึงรอบแล้วและยังไม่ได้จอง ซึ่งปฏิทินตอบไม่ได้เพราะคนกลุ่มนั้นไม่ได้อยู่ในปฏิทินตั้งแต่ต้น คลินิกที่มีระบบนัดครบถ้วนจึงยังเสียคนไข้เดิมไปได้ เพราะไม่มีใครถามคำถามที่สอง
คลินิกทันตกรรมมีคนถึงรอบเดือนละกี่คน
คำนวณจากจำนวนคนไข้ในระบบหารด้วยจำนวนเดือนของรอบตรวจ คลินิกที่มีคนไข้ 800 คนและใช้รอบ 6 เดือน จะมีคนถึงรอบราว 133 คนต่อเดือน หรือราว 5 คนต่อวันทำการ ซึ่งเป็นจำนวนที่ติดต่อได้จริงระหว่างวันโดยไม่ต้องจ้างคนเพิ่ม
ทำไมต้องบันทึกการติดต่อที่ไม่สำเร็จด้วย
เพราะคนไข้ส่วนใหญ่ไม่ตอบรับตั้งแต่ครั้งแรก และการติดต่อครั้งที่สองคือครั้งที่ได้ผล แต่ไม่มีใครโทรซ้ำถ้าไม่รู้ว่าเคยโทรไปแล้ว นอกจากนี้ โทรไม่ติดกับยังไม่ได้โทรเป็นคนละสถานะและต้องทำคนละอย่างต่อ การบันทึกทุกครั้งจึงจำเป็นแม้ครั้งนั้นจะไม่สำเร็จ
ติดต่อคนไข้เดิมต้องขอความยินยอมไหม
การติดต่อเพื่อแจ้งรอบตรวจต่างจากการส่งโปรโมชัน แต่เอกสารยินยอมที่คนไข้เซ็นไว้อาจไม่ได้แยกสองเรื่องนี้ออกจากกัน จึงควรตรวจสอบว่าเอกสารที่คลินิกใช้อยู่ครอบคลุมการติดต่อแบบใดบ้างก่อนเริ่มติดต่อเป็นระบบ